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El proceso de aprobación en el módulo de Finanzas es fundamental para validar y liberar los pagos de la empresa de manera controlada. Dependiendo del volumen de documentos que manejes en tu día a día, la plataforma te permite revisar y aprobar transacciones de forma individual (uno a uno) o masiva (en lote).
A continuación, te explicamos cómo utilizar cada una de estas opciones y cómo filtrar tus pendientes.
🛑 Requisitos previos para la aprobación
Para que puedas autorizar cualquier pago dentro del sistema, debes cumplir con las siguientes condiciones:
Orden en el flujo: Tu nombre o cargo debe figurar en el nivel actual del flujo de aprobación establecido para ese documento.
Rol habilitado: Tu usuario debe poseer un perfil con permisos de aprobación vigentes dentro de la plataforma.
📄 Aprobación individual de pagos (Uno a uno)
Esta modalidad te permite auditar en detalle la información de un cobro específico, sus respaldos y el historial antes de dar el visto bueno.
Paso a paso:
En el menú lateral izquierdo, dirígete a Cuentas por pagar y selecciona la pestaña Pendientes.
Haz clic sobre el documento o pago específico que deseas revisar para abrir su vista de detalle.
En la pantalla principal verás los datos del gasto y, en el panel derecho, el Flujo de aprobación completo.
Si es tu turno de visar según las reglas del flujo, el botón azul Aprobar estará habilitado en la esquina superior derecha. Haz clic en él para autorizar el pago.
🗂️ Aprobación masiva de pagos
Si tienes una gran cantidad de documentos que ya fueron revisados previamente y solo requieres dar la autorización final, puedes procesarlos todos juntos para ahorrar tiempo.
Paso a paso:
Ubícate en la lista principal de Cuentas por pagar > Pendientes.
En el extremo izquierdo de la tabla de documentos, utiliza los checkboxes (casillas de selección) para marcar todos los pagos que deseas autorizar en un solo bloque.
Una vez seleccionados, aparecerá un menú de acciones en la parte superior de la tabla. Haz clic en el botón azul Aprobar.
El sistema procesará las solicitudes en paralelo y todos los pagos seleccionados avanzarán de nivel simultáneamente.
🔍 Cómo filtrar tus aprobaciones pendientes
Dependiendo de los privilegios de tu rol, es posible que la plataforma te muestre todos los documentos del sistema o solo aquellos vinculados a tu gestión. Si tu vista es global pero deseas enfocarte únicamente en lo que te corresponde visar a ti, puedes aplicar el filtro de la siguiente manera:
En la esquina superior derecha del listado de pendientes, haz clic en el botón de Filtros (icono de embudo).
Despliega la opción Aprobación.
Selecciona el criterio Mis pendientes de la lista.
Haz clic en Aplicar.
💡 Resultado: La tabla se actualizará de inmediato para mostrarte de forma exclusiva las facturas, boletas o rendiciones que están esperando por tu firma o autorización.