Palabras clave: orden de compra, solicitud, asignar, creación.
Una orden de compra es un documento comercial que formaliza la intención de compra de bienes o servicios por parte de una empresa o persona, especificando los términos acordados. Es una herramienta clave para la gestión de compras, ya que permite controlar el presupuesto, hacer seguimiento de pedidos y evitar malentendidos con los proveedores.
Por eso, y para ayudarte con la gestión de tus pagos, te enseñamos en este artículo cómo crear órdenes de compra.
Dirígete al módulo "Cuentas por pagar" > "Ordenes de compra".
Acá te encontrarás con todas las órdenes de compra qua vayas creando.
2. Haz click en el botón azul de la esquina superior derecha que dice "Nueva".
Se desplegará una pestaña con tres pasos para completar:
Información general
Número de orden: este es el folio de la OC, el cual se genera automáticamente según el correlativo incremental que corresponda.
Fecha: se rellena automáticamente según el día en que se crea la OC.
Centro de costo: ceco asociado a la OC. Se puede determinar su exigencia con una configuración.
Categoría: categoría asociada a la OC. Se puede determinar su exigencia con una configuración.
Observación: texto libre.
Datos del proveedor
Proveedor: se selecciona el proveedor al que se le va a emitir la OC. Si no existe, se puede crear directamente desde ese campo, escribiendo su nombre y seleccionando "crear".
Rut: se rellena automáticamente en caso de que sea un proveedor que ya tiene esa información registrada. Si no, se puede rellenar dentro de la información del proveedor en Empresas > Proveedores.
Dirección: se rellena automáticamente en caso de que sea un proveedor que ya tiene esa información registrada. Si no, se puede rellenar dentro de la información del proveedor en Empresas > Proveedores.
Comuna: se rellena automáticamente en caso de que sea un proveedor que ya tiene esa información registrada. Si no, se puede rellenar dentro de la información del proveedor en Empresas > Proveedores.
Ciudad: se rellena automáticamente en caso de que sea un proveedor que ya tiene esa información registrada. Si no, se puede rellenar dentro de la información del proveedor en Empresas > Proveedores.
Forma de pago: texto libre para escribir el formato de pago a ese proveedor.
Moneda: se selecciona CLP, USD o UF.
Contacto proveedor: nombre de la persona responsable.
Teléfono proveedor: teléfono de la persona responsable.
Correo proveedor: correo de la persona que recibirá la OC una vez que se emita si es que la casilla "enviar orden de compra al aprobar" está seleccionada.
Detalle de la compra
Descripción: qué se está comprando.
Cantidad: número de producto que se está comprando.
Precio unidad: precio unitario de lo que se está comprando.
Descuento: monto de descuento que se aplica al total de la compra.
Impuesto: se selecciona el tipo de impuesto, ya sea IVA, exento o impuesto retenido (en caso de boletas de honorario). El monto se calcula automáticamente.
3. Agrega ítems a tu orden de compra.
Al final de tu orden de compra podrás agregar todos los ítems que quieras haciendo click en "Agregar ítem".
4. Genera la orden de compra.
Una vez completos todos los campos, podrás ver la vista previa de la orden de compra y hacer click en "Generar OC" al final de la pestaña.
5. Vuelve a la sección inicial de Órdenes de compra.
Acá podrás hacer y ver varias cosas importantes:
Ver el archivo generado de la orden correspondiente.
Si le haces click, podrás ver el pdf.
Agregar otro documento adjunto a la OC, haciendo clic en el símbolo "+" que aparece cuando posas el mouse sobre el PDF de la OC.
Ver el flujo de aprobación por el cual tiene que pasar la orden de compra para ser aprobada en su totalidad.
Aprobar o rechazar la orden de compra en caso de estar dentro del flujo.
Una vez aprobada la orden de compra por los aprobadores correspondientes, su estado cambiará a "Aprobada".
En caso de que se haya registrado un correo de proveedor, estará también dentro del paso "emitida", ya que se le habrá enviado a ese correo. De lo contrario, estará en el paso "por enviar".
Ver los logs de actividades de una OC, haciendo clic en el reloj ubicado en la esquina superior derecha.
Ver las facturas asignadas a una OC
Listo! Ya está generada tu orden de compra. La OC recorrerá un flujo de aprobación antes de ser enviada al aprobador. Para saber más sobre cómo configurar estas reglas revisa nuestro artículo ¿Cómo crear flujos de aprobación para órdenes de compra?