Palabras clave: orden de compra, solicitud, asignar, creación.
Una orden de compra es un documento comercial que formaliza la intención de compra de bienes o servicios por parte de una empresa o persona, especificando los términos acordados. Es una herramienta clave para la gestión de compras, ya que permite controlar el presupuesto, hacer seguimiento de pedidos y evitar malentendidos con los proveedores.
Por eso, y para ayudarte con la gestión de tus pagos, te enseñamos en este artículo cómo crear órdenes de compra.
Dirígete al módulo "Cuentas por pagar" > "Ordenes de compra".
Acá te encontrarás con todas las órdenes de compra qua vayas creando.
2. Haz click en el botón azul de la esquina superior derecha que dice "Nueva".
Se desplegará una pestaña como esta:
3. Rellena los datos generales.
Estos son: número interno (opcional), moneda, fecha, forma de pago (crédito a x días)(opcional), alguna descripción que quieras agregar (opcional), centro de costos (opcional) y categoría (opcional). Estos dos últimos deben estar ingresados en Bemmbo para que se despleguen las opciones posibles al momento de seleccionar uno.
También existe un número de folio de la OC creada, el cual es asignado por Bemmbo a partir del 1. Si quisieras, puedes hablar por el chat de soporte para asignarles un folio según tu preferencia.
4. Rellena los datos del proveedor.
Si bien, algunos campos son opcionales de rellenar, si quieres que se envíe el documento de orden de compra al proveedor una vez lista y aprobada, deberás ingresar el correo del destinatario (del proveedor) y hacer click en la casilla que dice "enviar orden de compra al aprobar".
5. Rellena los datos del emisor.
Deberás ingresar el nombre, correo y teléfono del responsable de la solicitud de la orden de compra.
Puedes elegir si quieres que esos datos se vean reflejados en el pdf de la orden de compra que se genere o no, haciendo click en "Incluir datos del emisor en el documento".
6. Agrega un impuesto.
Como podrás notar, dentro de la orden de compra, hay una sección de impuestos.
Ahí, por defecto está agregado el IVA, para que luego, en el precio unitario del artículo puedas ingresar su valor antes de impuestos.
También, puedes hacer click para agregar otro impuesto, en caso de haber.
El monto de este se irá actualizando a medida que se vayan introduciendo los ítems con sus respectivos precios unitarios.
En caso de no haber impuestos o si el valor de producto que quieres agregar ya tiene el IVA incluido, puedes eliminar esta sección haciendo click en la "x".
OJO: Todavía no es posible emitir una OC para la emisión de boletas de honorarios que maneje de buena forma la retención de impuestos.
7. Agrega ítems a tu orden de compra.
Al final de tu orden de compra podrás agregar todos los ítems que quieras haciendo click en "Agregar ítem".
8. Genera la orden de compra.
Una vez completos todos los campos, haz click en "Generar orden de compra" al final de la pestaña.
9. Vuelve a la sección inicial de Ordenes de compra.
Acá podrás hacer y ver varias cosas importantes:
Ver el archivo generado de la orden correspondiente.
Si le haces click, podrás ver el pdf.
Ver el flujo de aprobación por el cual tiene que pasar la orden de compra para ser aprobada en su totalidad.
Aprobar o rechazar la orden de compra en caso de estar dentro del flujo.
Una vez aprobada la orden de compra por los aprobadores correspondientes, su estado cambiará a "Aprobada".
En caso de que se haya registrado un correo de proveedor, su estado será "Emitida", ya que se le habrá enviado a ese correo.
Listo! Ya está generada tu orden de compra. La OC recorrerá un flujo de aprobación antes de ser enviada al aprobador. Para saber más sobre cómo configurar estas reglas revisa nuestro artículo ¿Cómo crear flujos de aprobación para órdenes de compra?