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En organizaciones con flujos de aprobación escalonados, mantener la agilidad del proceso depende de que cada aprobador sepa exactamente cuándo es su turno de revisar un documento. La plataforma cuenta con una función automatizada para notificar por correo electrónico al siguiente aprobador en la lista en cuanto una Orden de Compra (OC) requiere de su autorización.
A continuación, te mostramos cómo activar esta opción en la configuración global del sistema.
⚙️ Paso a paso para activar las notificaciones
La gestión de las alertas se realiza de manera centralizada desde el panel de control de administración.
En el menú lateral izquierdo de la pantalla, haz clic en el botón de Configuración.
En la barra de pestañas superior, selecciona la opción Notificaciones.
Se desplegará un listado con las diferentes alertas del sistema agrupadas para envío por Email.
Desplázate hacia abajo hasta encontrar el apartado de Órdenes de compra.
Identifica la casilla llamada: "Notificar cuando una OC quede pendiente de aprobación".
Marca el checkbox que se encuentra al lado izquierdo de esta opción.
🔍 ¿Cómo funciona el flujo de notificaciones?
Una vez que dejas activa esta casilla, el sistema se encargará de coordinar los avisos de forma secuencial y automática:
Detección del estado: Cada vez que una nueva Orden de Compra es ingresada a la plataforma, o cuando un aprobador de nivel inferior autoriza el documento, la OC avanza en su flujo de aprobación.
Envío secuencial: El sistema identificará inmediatamente quién es la siguiente persona responsable en la cadena de mandos y le enviará un correo electrónico directo notificándole que tiene un documento en espera.
Proceso continuo: Este ciclo se repetirá de manera ordenada con cada uno de los niveles asignados hasta que la Orden de Compra quede completamente visada y lista para su uso.