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Flujos de aprobación
Automatiza y personaliza tus flujos de aprobación
Automatiza y personaliza tus flujos de aprobación

¿Ya definiste tu sistema de flujos de aprobación y estás buscando personalizarlo? Este artículo te enseñará cómo hacerlo.

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Escrito por Rodrigo
Actualizado hace más de una semana

Como sabrás, en Bemmbo puedes crear flujos de aprobación de dos niveles, en los que se definen personas que pueden aprobar el pago inicialmente (Aprobadores nivel 1) y personas que pueden dar el visto bueno final (Aprobadores nivel 2). Sin embargo, esto no es todo.

Estos flujos de aprobación se pueden detallar y personalizar cómo tú quieras creando reglas de aprobación. ¡Aquí te enseñamos cómo hacerlo!

1. Qué es una regla de aprobación?

En términos generales, es una regla que define qué debe ocurrir con un pago en caso de que cumpla con un determinado criterio.

Las reglas pueden definir dos posibles acciones ⚡️ para un documento:

  • Este debe ser marcado como pagado.

  • Este debe ser aprobado por una determinada persona o grupo de personas.

Además, se puede especificar el orden en que las personas deben aprobar el pago.

2. Cómo puedo crear una regla de aprobación?

Para crear una regla de aprobación debes ir a Configuración > Reglas de automatización, ir a Reglas de aprobación y seleccionar Crear nueva.

Esto te permitirá crear distintos tipos de reglas de aprobación, las cuales se definen en base a las siguientes características de los pagos:

  • Monto: Se asignan aprobadores para documentos cuyo monto es mayor o menor que un límite que tú definas.

  • Proveedor: Se asignan aprobadores para los documentos pertenecientes aun determinado proveedor.

  • Centro de Costos: Se asignan aprobadores para los documentos con un determinado centro de costos.

  • Reembolso: Se asignan aprobadores para los reembolsos que pertenecen a un determinado colaborador.

  • Tipo de pago: Se definen aprobadores por tipo de pago: factura, factura exenta, boleta de honorarios, reembolso, etc.

Una vez definidos estos criterios, escoges la acción ⚡️ que debe realizarse con el pago (marcarse como pagado o aprobarse). En el caso de que decidas que el documento tiene que aprobarse ✅ deberás además definir quién o quiénes deben hacerlo y en qué nivel de aprobación. Además, si lo deseas, puedes establecer un orden de aprobación.

3. Qué clase de reglas puedo crear?

Las posibilidades son infinitas, las reglas de aprobación son 100% personalizables, así que depende totalmente de lo que tú y tu equipo quieran hacer.

De todas formas, aquí te dejamos una regla de ejemplo, para que veas qué cosas se pueden hacer.

Regla: "Cuando el documento tiene como proveedor al Banco de Chile se debe aprobar en Nivel 2 por Nicolás Jiménez y Rodrigo Valdés, aprobando primero Nicolás y luego Rodrigo."

Según puedes ver en la imagen, el rol de Nicolás y Rodrigo en Bemmbo es de Aprobador nivel 1, sin embargo, en este caso puntual (cuando el proveedor es el Banco de Chile) actúan como Aprobadores nivel 2, siendo los únicos que pueden aprobar en segundo nivel esta clase de pagos. Esto se debe a que las reglas de aprobación reemplazan los flujos de aprobación predeterminados para el caso específico establecido en cada regla.

Lo anterior permite definir flujos más detallados o hacer excepciones a las reglas por default, como es el caso aquí.

¡Con reglas de aprobación las posibilidades son infinitas, trabaja junto a tu equipo de la forma que a ti te acomode! 💙

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