Palabras clave: Buk HR, finanzas, rendición de gastos, roles, permisos, fichas.
Como administrador, puedes gestionar de forma centralizada qué colaboradores tienen permitido ingresar gastos en la plataforma y bajo qué modalidad. El acceso se controla mediante la configuración de perfiles y el estado de los colaboradores en Buk Recursos Humanos, además de la habilitación de enlaces en Finanzas.
A continuación, te mostramos cómo configurar cada uno de estos accesos.
1. Configura desde Buk Recursos Humanos
Para que un colaborador vea el botón "Rendición de Gastos" en su menú lateral izquierdo al iniciar sesión en Buk, debes asegurarte de activar la casilla correspondiente dentro de la configuración de su perfil.
Paso a paso:
Anda al módulo de Administración dentro de Buk RRHH.
Ingresa a la sección de Usuarios y perfiles > perfiles.
Edita la Configuración de perfil normal. En los permisos del colaborador podrás prender la configuración para que en el perfil normal que se aplica por default a los colaboradores les aparezca el botón de rendición de gastos.
Además puedes editar o crear perfiles para que tengan el permiso de rendición de gastos y así, solo algunos colaboradores puedan ver el botón, según el perfil que tengan.
Selecciona el perfil que deseas modificar (por ejemplo: Colaborador General, Jefaturas, etc.).
Busca y activa el checkbox específico llamado "Rendición de Gastos".
Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Ahora dirígete al menú lateral izquierdo y haz clic en Buk Finanzas.
Selecciona Configuraciones y activa la casilla Rendición de Gastos.
Haz clic en Guardar.
💡 Resultado: A partir de este momento, todos los usuarios asociados a ese perfil verán reflejado el acceso directo en su menú de Buk de manera automática.
⚠️ Requisito crítico: El estado de las Fichas del Colaborador
Para que un usuario pueda operar y registrar un gasto una vez dentro del portal de rendiciones, el sistema valida su información contractual. Debes tener en cuenta lo siguiente:
Ficha Activa: El colaborador solo podrá rendir a las empresas donde posea una ficha de colaborador activa. Si tu organización es un grupo holding con múltiples razones sociales, el usuario solo visualizará en el listado desplegable aquellas empresas en las que esté contratado actualmente de forma vigente.
Ficha Inactiva o Finiquitada: Si un colaborador es desvinculado, se le genera un finiquito o su ficha pasa a estar inactiva, el sistema le denegará automáticamente el acceso para realizar rendiciones a esa empresa, bloqueando el ingreso con su RUT.
2. Configura desde Buk Finanzas
Si tienes colaboradores que necesitan rendir gastos pero no es necesario que accedan habitualmente al portal completo de Finanzas, puedes habilitarles un método de acceso simplificado mediante un Link Corto.
Paso a paso:
Ingresa al módulo de Finanzas con tus credenciales de administrador.
Invita al colaborador con rol Rendiciones, a través de Configuración > Equipo > Agregar usuario.
Dirígete a la sección de Configuración y luego selecciona Información General.
Ingresa el nombre corto de tu empresa.
El sistema te proporcionará un enlace web acortado y personalizado para tu organización (por ejemplo:
rin.do/tu-empresa).Copia este enlace y distribúyelo entre los colaboradores externos o personal en terreno que solo requiera el rol de Rendiciones.
Por otro lado, si es que hay colaboradores que tienen acceso completo a la plataforma de finanzas, ellos podrán rendir a través de Finanzas o Buk HR, siempre y cuando su RUT esté registrado en su información de contacto.
