Palabras clave: fondo por rendir, gasto, rendición, asignar a fondo por rendir, roles, permisos, colaborador.
A diferencia de una rendición común —donde primero gastas y luego se te reembolsa—, el Fondo por Rendir consiste en un monto de dinero que la organización te transfiere de manera anticipada para cubrir gastos específicos. A medida que utilizas el dinero, debes ir registrando y documentando cada gasto para rebajar el saldo asignado.
A continuación, te mostramos el paso a paso de cómo realizar este proceso dentro de la plataforma y cuáles son los requisitos técnicos necesarios.
Requisito previo: Permisos de usuario
Para que puedas visualizar y gestionar tus fondos por rendir, tu perfil en la plataforma de Buk Finanzas debe tener los accesos adecuados.
Rol específico: Tu usuario debe tener asignado el rol de "Usuario rendidor de fondos por rendir".
Permisos alternativos: En caso de no contar con ese rol exacto, debes poseer un perfil personalizado que tenga activos los permisos que contiene el rol mencionado.
1. Revisa el estado de tu fondo
Antes de subir tus comprobantes, es recomendable revisar cuánto presupuesto te queda disponible.
En el menú lateral izquierdo, ingresa a Cuentas por pagar.
Haz clic en la opción Fondos por rendir.
En el listado principal, busca y selecciona el fondo en el cual deseas registrar tus gastos.
Al ingresar al detalle, verás una barra de progreso visual:
Monto asignado: El dinero total que te transfirió la empresa.
Monto usado: Lo que ya has rendido y justificado hasta la fecha.
Disponible: El saldo neto restante con el que cuentas.
2. Registra un nuevo gasto en el fondo
Hay dos métodos válidos para asociar un gasto a tu fondo asignado:
Método A: Registro directo desde el fondo
Dentro del detalle de tu fondo por rendir, haz clic en la flecha y selecciona Registrar gasto.
Se desplegará un formulario flotante donde debes definir el Tipo de documento (Factura, Boleta de honorarios u Otros).
Para Facturas o Boletas de Honorarios: Selecciona el proveedor y el número de documento. El sistema extraerá la información de las facturas que extraemos directo del Servicio de Impuestos Internos (SII) y cargará el monto de forma automática.
Para Boletas de compra comunes u Otros: Elige la opción "Otros" e ingresa el monto de forma manual.
Arrastra o sube la foto del Comprobante, ingresa un comentario descriptivo y haz clic en Rendir.
💡 Información importante: El sistema te permitirá guardar el gasto de forma exitosa incluso si el monto que estás rindiendo supera el saldo disponible actual de tu fondo. Sin embargo, el estado del fondo quedará con un saldo disponible negativo.
Método B: Asignación desde la vista de Pendientes
Si creaste una rendición general de manera externa (desde la opción + Crear nuevo > Rendición), esta se alojará en tu lista de Pendientes.
Entra al detalle de esa rendición.
Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona Asignar a fondo por rendir.
Se abrirá una ventana con tus fondos activos. Marca la casilla del fondo correspondiente y presiona Asignar.
