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El Fondo por Rendir es una excelente herramienta para entregar dinero por adelantado a tus colaboradores para viajes, viáticos o compras operativas. Al crearlo en la plataforma, puedes definir quién lo usará, el monto asignado y realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos que se vayan registrando.
A continuación, te mostramos los pasos para dar de alta un fondo y las opciones que tienes para personalizarlo.
1. Ingresa a la sección de fondos por rendir
En el menú lateral izquierdo de la plataforma, dirígete a Cuentas por pagar.
Haz clic en la opción Fondos por rendir.
En la pantalla principal, presiona el botón azul + Crear fondo ubicado en la esquina superior derecha.
Ten en cuenta que para poder crear un fondo, tu rol debe tener el permiso "crear un fondo por rendir" activado. De lo contrario, no podrás crearlo.
Esto lo puedes gestionar dentro de Configuración > Equipo > Roles.
2. Completa los datos del formulario
Se desplegará un panel donde deberás ingresar la información del fondo:
Nombre del fondo: Asigna un título descriptivo que ayude a identificar el propósito del dinero.
Número del fondo: Este campo se genera automáticamente por el sistema siguiendo el orden correlativo de tu organización.
Colaborador: Selecciona del listado desplegable a la persona que recibirá el dinero y se encargará de rendirlo.
Monto asignado: Define la cantidad de dinero exacta que se le entregará de forma anticipada.
Motivo: Elige la razón del fondo en el menú de opciones.
Categoría (Opcional): Si lo deseas, puedes clasificar el fondo bajo una categoría específica.
Descripción (Opcional): Espacio libre para agregar detalles o notas adicionales relevantes sobre esta asignación.
⚠️ Importante: al momento de seleccionar al colaborador en el formulario, es posible que el sistema te muestre la siguiente advertencia en un recuadro: "El colaborador seleccionado no tiene RUT registrado. No es posible asignar un fondo de OC. Completa esta información en el perfil del colaborador desde Configuración > Equipo".
Para solucionar este inconveniente y poder continuar con la creación del fondo, debes dirigirte al perfil del empleado y asegurarte de escribir y guardar su RUT, ya que es un dato obligatorio que el sistema requiere para procesar el flujo. Si el aviso no aparece o ya lo solucionaste, puedes avanzar sin problemas.
3. Guarda y gestiona el fondo
Una vez que hayas completado todos los campos, haz clic en el botón Crear fondo.
¡Listo! El fondo aparecerá de inmediato en el listado principal con el estado de Activo.
🔍 ¿Qué puedes hacer dentro del detalle del fondo?
Al hacer clic sobre el fondo recién creado, se abrirá su panel de control en donde podrás:
Ver el historial de actividades: Revisar quién creó el fondo, cuándo se asignó y llevar una bitácora de auditoría.
Agregar notas rápidas: En la esquina inferior derecha encontrarás una sección de "Actividad" con un campo de texto para escribir comentarios internos y presionar + Nota.
Registrar abonos: Incrementar el presupuesto del fondo en caso de ser necesario.
Registrar gastos: rendir dentro del fondo para rebajar su monto.
Descargar reportería: Exportar todo el detalle de los gastos y balances del fondo en formatos CSV o Excel.