Palabras clave: políticas de gasto, restricciones, categorías, centros de costo, reglas, obligatorio, rendiciones, colaboradores, gastos.
Las Políticas de Gasto te permiten definir reglas claras para aprobar, controlar y automatizar la gestión de los gastos de tu equipo. Al configurarlas, aseguras que los colaboradores solo rindan bajo los parámetros permitidos por la organización.
⚠️ Esta funcionalidad es solo para organizaciones que tienen contratado el módulo de Rendiciones Pro. Si lo quieres contratar, contáctate con tu ejecutivo de ventas.
A continuación, te mostramos el paso a paso para crear una nueva política.
1. Ingresa a la sección de configuración
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Configuración.
En la barra de pestañas superior, selecciona Pagos.
En el menú lateral de esa sección, asegúrate de estar parado sobre Política de gastos.
2. Crea una nueva política
Haz clic en el botón azul + Nueva política ubicado en la esquina superior derecha.
Se desplegará un formulario que deberás completar con la siguiente información:
Nombre de la política: Asigna un nombre claro y descriptivo (por ejemplo: Viajes, Marketing, Sistemas).
Descripción (Opcional): Puedes agregar un detalle breve sobre el propósito de esta política.
Tipo de gasto: Por defecto estará seleccionado Rendición, ya que las políticas aplican actualmente a este formato.
A quiénes aplica: Haz clic en el campo y selecciona de la lista desplegable a todos los usuarios o colaboradores que deberán regirse bajo esta política o selecciona "todos los usuarios".
Centros de costo permitidos: Selecciona uno o más centros de costo. Los usuarios asignados solo podrán rendir gastos asociados a las opciones que elijas aquí.
Activa la casilla "Campo obligatorio para rendiciones" si deseas que los usuarios deban definir sí o sí el centro de costo al rendir.
Categorías permitidas: Define qué cuentas o categorías de gasto están habilitadas para esta política.
Al igual que con los centros de costo, puedes marcar la casilla para que la selección de categoría sea mandatoria.
3. Configurar restricciones por categoría (Opcional)
Si deseas tener un control aún más estricto, puedes limitar los montos máximos permitidos por cada categoría configurada:
Haz clic en Restricciones por categoría (opcional) para desplegar la sección.
Presiona el botón + Agregar restricción.
Selecciona la Categoría permitida.
Define el Monto máximo por gasto.
⚠️ Nota importante: Si un colaborador intenta ingresar una rendición que supere el monto máximo establecido para esa categoría, el sistema no le permitirá llevar a cabo la rendición.
4. Guardar y Visualizar
Una vez que hayas completado todos los campos requeridos, haz clic en el botón Crear política.
¡Listo! El sistema te mostrará una notificación confirmando que la "Política fue creada correctamente" y podrás visualizarla de inmediato en el listado principal de tus políticas de gasto.