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1. Generalidades de la integración Buk Finanzas con SAP Business One
1.1 Conexión entre el ERP y Buk Finanzas
La integración entre Buk Finanzas y SAP Business One se realiza mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API). En términos sencillos, esto funciona como un "puente digital" que permite que ambos sistemas se hablen en tiempo real bajo protocolos de alta seguridad.
1.2 Guía de conexión
Primero que todo, para que puedas sacarle el jugo a la integración, debes conectar SAP Business One en Buk Finanzas.
Dirígete a “Configuración”, dentro de Buk Finanzas.
Selecciona “Integraciones”.
Haz clic en “ERP”.
Busca “SAP Business One” en la casilla y selecciónalo.
Ingresa los datos que se piden:
Usuario
Contraseña
Nombre base de datos
URL
Selecciona “Guardar”.
Haz clic en Personalizar cuentas contables.
Ahí deberás llenar los campos de códigos de factura afecta y exenta (que suelen ser 33 y 34 respectivamente) y el código de las cuentas contables de los bancos conectados.
2. Cuentas por Cobrar
2.1 Lectura de saldos
Procesos automáticos: consideraciones y periodicidad
Buk Finanzas lee los saldos de los documentos de cobro que existen en SAP BO una vez al día y los actualiza en la plataforma, dejando todo con su estado y fecha de vencimiento correspondiente.
Por lo tanto:
Si un documento en SAP tiene saldo 0, en Buk Finanzas, tendrá el mismo saldo y quedará en estado Pagado.
Si un documento tiene un saldo menor a su monto total, en Buk Finanzas quedará también así y con estado Parcial.
Si un documento en SAP tiene su monto total por conciliar, entonces en Buk Finanzas estará en estado A tiempo, Atrasado o Vencido, según los días que hayan pasado desde su vencimiento.
Todo documento que exista en Buk Finanzas, pero que no tenga match en el listado de documentos pendientes de SAP, se asume como pagado y se marca como tal.
Por otro lado, todo documento que exista en SAP y no esté en Buk Finanzas, no se crea en Buk Finanzas.
OJO que la lectura de saldos se hace solamente hasta seis meses atrás. Por lo que, si existen facturas muy antiguas que ya están pagadas en SAP BO, no se marcarán pagadas en Buk Finanzas.
2.3 Escritura de comprobantes de pago
A través de la API, Buk Finanzas puede escribir saldos en SAP B1, por lo que, cuando un documento cambia su saldo por cobrar en Buk Finanzas, ya sea porque fue cobrado total o parcialmente, su saldo también cambiará en el ERP, dejando ambas plataformas en espejo.
Proceso de conciliación
Para visualizarlo de mejor manera, realiza una conciliación:
Dirígete a Conciliación y selecciona un movimiento que quieras conciliar.
Selecciona el documento con el que quieras conciliar la factura.
Haz clic en “conciliar”.
Haz clic en “conciliar en SAP BUSINESS ONE”. Esto generará tantos comprobantes como movimientos se estén conciliando.
En ese momento se desplegará un recuadro para confirmar la conciliación en SAP Business One.
Haz clic en “conciliar en SAP BUSINESS ONE”. Esto generará tantos comprobantes como movimientos se estén conciliando.
Aviso en actividades del movimiento
Revisa las actividades del movimiento conciliado.
Si es que resultó exitosa la conciliación en el ERP, habrá un comentario de este tipo:
Si es que la conciliación tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema. Por ejemplo:
2.4 Manejo de notas de crédito y ajustes contables
Las notas de crédito y ajustes contables se manejan de una manera espacial.
Notas de crédito: las notas de crédito no se aplican automáticamente en SAP una vez que se aplican en Buk Finanzas, por lo que es recomendable desactivar la configuración “asignar automáticamente notas de crédito”. Esto lo puedes hacer a través de Configuración > Cobros > Preferencias > desactivar la configuración “asignar automáticamente notas de crédito”.
Por lo tanto, es preferible esperar la lectura de saldos diaria para que, las asignaciones que se hagan en SAP, se realicen también en Buk Finanzas y evitar duplicidad de trabajo.Ajustes contables: cuando se realizan conciliaciones de un movimiento contra un ajuste contable o un movimiento contra una factura + ajuste contable, el ajuste se crea también en SAP como un “abono a cliente”, quedando así el cliente con un saldo a favor que luego puede volver a ser conciliado con otra factura.
3. Resolución de problemas comunes
Acá te dejamos algunos inconvenientes comunes que pueden ocurrir al integrar SAP Business One a Buk Finanzas.
3.1 Errores de Conectividad (Fallas de "Puente")
Expiración o Invalidez del Token:
Problema: Las credenciales de la API han caducado o fueron modificadas en SAP.
Síntoma: Buk Finanzas muestra un error de "No autorizado" (Error 401) al intentar sincronizar.
Solución: Generar un nuevo token en el Service Layer de SAP y actualizarlo en la configuración de Buk Finanzas.
Indisponibilidad del Servidor SAP:
Problema: El servidor donde reside SAP Business One está caído o el Firewall está bloqueando las peticiones de Buk Finanzas.
Síntoma: Error de "Tiempo de espera agotado" (Timeout - Error 408) o "Servidor no encontrado".
Solución: Verificar con el equipo de TI que el Service Layer esté activo y que la IP de Buk Finanzas tenga los permisos de acceso necesarios.
3.2 Errores de Negocio (Fallas de "Contenido")
Cuentas Contables no Mapeadas:
Problema: Se intenta sincronizar un movimiento que usa una cuenta contable que no existe en el Plan de Cuentas de SAP.
Síntoma: La sincronización falla con un mensaje indicando que el "ID de cuenta no es válido".
Solución: Crear la cuenta en SAP o corregir el mapeo en Buk Finanzas para que apunte a una cuenta válida.
Periodos Contables Cerrados:
Problema: Se intenta escribir un comprobante de pago en un mes que ya fue cerrado administrativamente en SAP.
Síntoma: Mensaje de error: "El periodo contable está bloqueado".
Solución: Abrir temporalmente el periodo en SAP (si las políticas de la empresa lo permiten) o registrar el movimiento con fecha del periodo actual abierto.
Duplicidad de Documentos:
Problema: El documento que se intenta enviar ya existe en SAP con el mismo número de folio o referencia.
Síntoma: Error de "Registro duplicado".
Solución: Verificar en SAP si el documento ya fue cargado manualmente o si hubo una sincronización previa exitosa que no se marcó correctamente.
3.3 Límites de Tasa (Rate Limits)
Exceso de Peticiones:
Problema: Se están enviando demasiados datos simultáneamente, superando la capacidad de procesamiento de la API de SAP.
Solución: Procesar las cargas por lotes más pequeños o programar las sincronizaciones masivas en horarios de baja carga para el servidor.