Palabras clave: integraciones, configuración, ERP, Netsuite, sincronización, conexión, API, token, escritura de saldos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliaciones, contabilización.
1. Generalidades de la integración Buk Finanzas con Netsuite
1.1 Conexión entre el ERP y Buk Finanzas
La integración entre Buk Finanzas y Netsuite se realiza mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API). En términos sencillos, esto funciona como un "puente digital" que permite que ambos sistemas se hablen en tiempo real bajo protocolos de alta seguridad.
1.2 Guía de conexión
Primero que todo, para que puedas sacarle el jugo a la integración, debes conectar Netsuite en Buk Finanzas.
Dirígete a “Configuración”, dentro de Buk Finanzas.
Selecciona “Integraciones”.
Haz clic en “ERP”.
Busca “Netsuite” en la casilla y selecciónalo.
Selecciona “Guardar”.
Haz clic en Editar configuración.
Ahí deberás llenar los campos de códigos de factura afecta, exenta y boletas de honorarios.
1.3 Cómo integrar Buk Finanzas con Netsuite
Para mantener actualizada la contabilidad de Buk Finanzas en Netsuite al instante, necesitamos conectarnos utilizando la API. Para eso sigue estos sencillos pasos:
Habilitar funcionalidades API en Netsuite
Para llevar a cabo los siguientes pasos, se requerirá el acceso de un usuario con permisos de Administrador en Netsuite.
Acceder al menú de “Habilitar Funciones”.
2. Habilitar las siguientes opciones:
Servicios Web Soap
Servicios Web Rest
Autenticación basada en token
Crear rol para usuario Buk Finanzas
Dirigirse a Gestionar Roles
2. Crear un nuevo rol
3. Crear un nuevo rol con los siguientes permisos:
Nombre: Rol Buk Finanzas.
Restricciones para empleados > ninguno - No predeterminado.
No restringir campos de empleado.
Rol de Ventas.
Permisos de administración básicos.
Subsidiarias accesibles > Todos.
Subsidiarias accesibles > Permitir visualización de registros de entre subsidiarias.
Libros contables seleccionados > Todos.
Rellenar todos los permisos que salen en la foto.
* Nota: Algunos de estos permisos puede que no existan dependiendo de las funcionalidades que tenga habilitada.
4. Crear un nuevo usuario con el rol que se acaba de crear.
Crear token para Buk Finanzas
Dirigirse a la sección de integraciones.
2. Enviar estos datos a tu ejecutivo de cuenta en Buk Finanzas:
Clave de consumidor / ID de cliente.
Secreto del consumidor / Secreto del cliente.
3. Dirigirse a tokens de accesos.
4. Crear un nuevo token con el usuario, rol e integración recién creados.
5. Enviar datos de acceso a Buk Finanzas por canal seguro:
ID de Token
Secreto del token
6. Dirigirse a Información de Empresa.
7. Compartir los siguientes datos con Buk Finanzas.
8. Compartir también la cuenta contable a usar en los documentos de Cuentas por Cobrar.
Agregar una regla de conciliación para asegurar la sincronización correcta
Dirigirse a Reglas de Conciliación.
2. Deschequear reglas por defecto.
3. Crear una nueva regla de conciliación con los siguientes datos:
Nombre de la Regla: Regla Buk Finanzas.
Incluir cuentas bancarias.
Condiciones > tipo de transacción “Depósitos importadores”.
Condiciones > campo presencial “ID de transacción”.
Condiciones > operador “es igual a”.
Condiciones > Tipo de transacción “pago de clientes”.
Condiciones > Campo comparar “Nota”.
*Nota: La cuenta sobre la cual aplica esta regla depende de la organización, debe ser la misma compartida en paso 8 de la sección anterior.
2. Cuentas por Cobrar
Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Netsuite en CxC y te explicamos cómo hacerlo.
2.1 Escritura de comprobantes de pago
A través de la API, Buk Finanzas puede escribir saldos en Netsuite, por lo que, cuando un documento cambia su saldo por cobrar en Buk Finanzas, ya sea porque fue cobrado total o parcialmente, su saldo también cambiará en el ERP, dejando ambas plataformas en espejo.
Proceso de conciliación
Para visualizarlo de mejor manera, realiza una conciliación:
Dirígete a Conciliación y selecciona un movimiento que quieras conciliar.
Selecciona el documento con el que quieras conciliar la factura.
Haz clic en “conciliar”.
En ese momento se desplegará un recuadro para confirmar la conciliación en Netsuite.
Haz clic en “conciliar en Netsuite”.
Aviso en actividades del movimiento
Revisa las actividades del movimiento conciliado.
Si es que resultó exitosa la conciliación en el ERP, habrá un comentario de este tipo:
Si es que la conciliación tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema.
*Nota: si es que el documento que se está conciliando está en Buk Finanzas, pero no en Netsuite, habrá un error de tipo “no existe documento con folio X”.
2.2 Manejo de notas de crédito y ajustes contables
Las notas de crédito y ajustes contables se manejan de una manera espacial.
Notas de crédito: las notas de crédito no se aplican automáticamente en Netsuite una vez que se aplican en Buk Finanzas, por lo que, en este caso deberás asignarlas en ambas plataformas por separado.
Ajustes contables: cuando se realizan conciliaciones de un movimiento contra un ajuste contable o un movimiento contra una factura + ajuste contable, solo viajará a Netsuite la conciliación del movimiento contra la factura. En Netsuite se deberá crear manualmente el ajuste correspondiente.
3. Cuentas por Pagar
Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Netsuite en CxP y te explicamos cómo hacerlo.
3.1 Contabilización de documentos
Proceso de Contabilización
Cuando quieres contabilizar un documento de Buk Finanzas en Netsuite debes seguir los siguientes pasos:
Dirígete al menú Pendientes.
Entra al detalle de una factura.
Haz clic en el botón que dice “Inyectar a ERP”. Esto hará que el documento se contabilice en Netsuite.
Aviso en actividades del movimiento
Revisa las actividades del documento inyectado.
Si es que resultó exitosa la inyección en el ERP, habrá un comentario de este tipo:
Si es que la inyección tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema.
3.2 Rebaja de documentos de compra pagados
Para rebajar una factura de compra con un pago deberás seguir los siguientes pasos:
Dirígete a Aprobadas.
Crea una nómina con los documentos que quieras pagar.
Dirígete a Nóminas.
Haz clic en el botón “conciliación” de la nómina que quieras rebajar. En ese momento, las facturas que estén en esa nómina se rebajarán contra el banco en Netsuite.
*Nota: la conciliación de documentos que por alguna razón estén en Buk Finanzas, pero no en Netsuite, va a fallar con un error de tipo “no existe documento con folio X”.
4. Resolución de problemas comunes
Acá te dejamos algunos inconvenientes comunes que pueden ocurrir al integrar Netsuite a Buk Finanzas.
3.1 Errores de Conectividad (Fallas de "Puente")
Expiración o Invalidez del Token:
Problema: Las credenciales de la API han caducado o fueron modificadas en Netsuite.
Síntoma: Buk Finanzas muestra un error de "No autorizado" (Error 401) al intentar sincronizar.
Solución: Generar un nuevo token en Netsuite y actualizarlo en la configuración de Buk Finanzas.
Indisponibilidad del Servidor Netsuite:
Problema: El servidor donde reside Netsuite está caído.
Síntoma: Error de "Tiempo de espera agotado" (Timeout - Error 408) o "Servidor no encontrado".
Solución: Verificar con el equipo de TI que el Service Layer esté activo y que la IP de Buk Finanzas tenga los permisos de acceso necesarios.
3.2 Errores de Negocio (Fallas de "Contenido")
Cuentas Contables no Mapeadas:
Problema: Se intenta sincronizar un movimiento que usa una cuenta contable que no existe en el Plan de Cuentas de Netsuite.
Síntoma: La sincronización falla con un mensaje indicando que el "ID de cuenta no es válido".
Solución: Crear la cuenta en Netsuite o corregir el mapeo en Buk Finanzas para que apunte a una cuenta válida.
Periodos Contables Cerrados:
Problema: Se intenta escribir un comprobante de pago en un mes que ya fue cerrado administrativamente en Netsuite.
Síntoma: Mensaje de error: "El periodo contable está bloqueado".
Solución: Abrir temporalmente el periodo en Netsuite (si las políticas de la empresa lo permiten) o registrar el movimiento con fecha del periodo actual abierto.
3.3 Límites de Tasa (Rate Limits)
Exceso de Peticiones:
Problema: Se están enviando demasiados datos simultáneamente, superando la capacidad de procesamiento de la API de Netsuite.
Solución: Procesar las cargas por lotes más pequeños o programar las sincronizaciones masivas en horarios de baja carga para el servidor.