Palabras clave: integraciones, ERP, Random, API, sincronización, conexión, cuentas por cobrar, lectura de saldos, escritura de saldos, cuentas por pagar, rebaja de documentos.
1. Generalidades de la integración Buk Finanzas con Random
1.1 Conexión entre el ERP y Buk Finanzas
La integración entre Buk Finanzas y Random se realiza mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API). En términos sencillos, esto funciona como un "puente digital" que permite que ambos sistemas se hablen en tiempo real bajo protocolos de alta seguridad.
1.2 Guía de conexión
Primero que todo, para que puedas sacarle el jugo a la integración, debes conectar Random en Buk Finanzas.
Dirígete a “Configuración”, dentro de Buk Finanzas.
Selecciona “Integraciones”.
Haz clic en “ERP”.
Busca “Random” en la casilla y selecciónalo.
Selecciona “Guardar”.
Haz clic en Editar configuración.
Rellena los campos que se piden.
2. Cuentas por Cobrar
Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Random en CxC y te explicamos cómo hacerlo.
2.1 Lectura de saldos
Procesos automáticos: consideraciones y periodicidad
Buk Finanzas lee los saldos de los documentos de cobro que existen en Random una vez al día y los actualiza en la plataforma, dejando todo con su estado y fecha de vencimiento correspondiente.
Por lo tanto:
Si un documento en Random tiene saldo 0, en Buk Finanzas, tendrá el mismo saldo y quedará en estado Pagado.
Por ejemplo:
Si un documento tiene un saldo menor a su monto total, en Buk Finanzas quedará también así y con estado Parcial.
Si un documento en Random tiene su monto total por conciliar, entonces en Buk Finanzas estará en estado A tiempo, Atrasado o Vencido, según los días que hayan pasado desde su vencimiento.
Todo documento que exista en Buk Finanzas, pero que no tenga match en el listado de documentos pendientes de Random, se asume como pagado y se marca como tal.
Por otro lado, todo documento que exista en Random y no esté en Buk Finanzas, no se crea en Buk Finanzas.
2.2 Escritura de comprobantes de pago
A través de la API, Buk Finanzas puede escribir saldos en Random, por lo que, cuando un documento cambia su saldo por cobrar en Buk Finanzas, ya sea porque fue cobrado total o parcialmente, su saldo también cambiará en el ERP, dejando ambas plataformas en espejo.
Proceso de conciliación
Para visualizarlo de mejor manera, realiza una conciliación:
Dirígete a Conciliación y selecciona un movimiento que quieras conciliar.
Selecciona el documento con el que quieras conciliar la factura.
Haz clic en “conciliar”.
En ese momento se desplegará un recuadro para confirmar la conciliación en Random.
Haz clic en “conciliar en Random”.
Aviso en actividades del movimiento
Revisa las actividades del movimiento conciliado.
Si es que resultó exitosa la conciliación en el ERP, habrá un comentario de este tipo:
Si es que la conciliación tuvo un fallo, habrá un comentario especificando la razón del problema.
*Nota: si es que el documento que se está conciliando está en Buk Finanzas, pero no en Random, habrá un error de tipo “no existe documento con folio X”.
2.3 Manejo de notas de crédito y ajustes contables
Las notas de crédito y ajustes contables se manejan de una manera espacial.
Notas de crédito: las notas de crédito no se aplican automáticamente en Random una vez que se aplican en Buk Finanzas, por lo que, en este caso deberás asignarlas en ambas plataformas por separado.
Ajustes contables: cuando se realizan conciliaciones de un movimiento contra un ajuste contable o un movimiento contra una factura + ajuste contable, solo viajará a Random la conciliación del movimiento contra la factura. En Random se deberá crear manualmente el ajuste correspondiente.
3. Cuentas por Pagar
Acá te dejamos un listado de todas las acciones que puedes hacer con la integración entre Buk Finanzas y Random en CxP y te explicamos cómo hacerlo.
3.1 Rebaja de documentos de compra pagados
Para rebajar una factura de compra con un pago deberás seguir los siguientes pasos:
Dirígete a Aprobadas.
Crea una nómina con los documentos que quieras pagar.
Dirígete a Nóminas.
Haz clic en el botón “conciliación” de la nómina que quieras rebajar. En ese momento, las facturas que estén en esa nómina se rebajarán contra el banco en Random.
*Nota: la conciliación de documentos que por alguna razón estén en Buk Finanzas, pero no en Netsuite, va a fallar con un error de tipo “no existe documento con folio X”.