En este artículo podrás aprender cómo buscar facturas o documentos fiscales del tipo venta, interpretar estados del documento y validar que todo lo que tienes en tú ERP se encuentra en Buk finanzas.
1. Para empezar vamos a la pestaña "Documentos"
Dentro de la pestaña de cuentas por cobrar, está la sección de documentos. Acá podrás encontrar el listado completo de todas las facturas de venta que extraemos desde el SII.
Para algunas integraciones con ERP como SAP BO funcionamos un poco diferente. Además de la lectura del SII, se realiza una sincronización diaria en la que se actualizan los saldos y las facturas provenientes del ERP hacia Buk Finanzas. Este proceso lo denominamos “Lectura”.
Recuerda que, si estás en el proceso de implementación y en la cuenta de prueba de Buk Finanzas (Staging), la barra lateral izquierda aparecerá en color amarillo.
2. Filtros
Se encontrarán con un filtro pre-definido para sólo mostrar los documentos en estado pendiente, es decir que tienen un saldo para ser cobrado a clientes
Los filtros de Estado del documento son:
A tiempo: Hace referencia a un documento que aún no vence considerando su fecha de vencimiento.
Parcial: Hace referencia a un documento que ha sido conciliado con un movimiento bancario o su saldo actualizado desde el ERP, pero queda un saldo por conciliar o ser pagado.
Atrasado: Hace referencia a un documento que está vencido pero con un rango de holgura de pago. Nosotros consideramos 15 días siguientes a la fecha de vencimiento como máximo.
Vencido: Documento que pasó su fecha de vencimiento establecida por más 15 días.
Incobrable: Factura marcada como incobrable dentro de Buk Finanzas.
Pagado: Factura que fue conciliada en con un movimiento bancario en Buk Finanzas.
Pagado manualmente: Factura que fue marcada como ya pagada. Realizado de manera individual, masivamente a través de uno de nuestro importadores o cuyo saldo fue actualizado desde el ERP.
Filtros para buscar un documento:
Artículo de interés: ¿Qué hacer si no encuentro la factura a conciliar?
Dentro de los filtros que manejamos en Buk Finanzas existen algunos claves para encontrar esa factura que estás buscando. Sólo debes seleccionar la casilla y luego escribir lo que buscas. Estos son:
Folio: Acá puedes escribir el folio (númerico en Chile) de la factura para encontrarla directamente.
Cliente: Acá puedes escribir el nombre del cliente o razón social con la cual reconoces a tú cliente (Texto).
Monto: Puedes buscar por el monto o saldo de la factura (númerico).
3. Validar las fechas máximas que se encuentran en Buk Finanzas
Si quieres revisar desde qué fecha hasta la actualidad de documentos se encuentran en Buk Finanzas debes seleccionar el panel en "Emisión" acá se ordenarán las facturas de la más antigua a la más actual o al revés. Esto lo podemos repetir para otros campos de la tabla de facturas.
4. Revisar el detalle de los documentos
Para cada documento podrás verificar información específica de estos, tal como, el nombre del cliente, folio, monto total, fechas de emisión y vencimiento, movimientos bancarios asignados, eventos (trazabilidad de todo lo accionado sobre ese documento por los usuarios y plataforma), archivos adjuntos (XML y PDF) y notas de crédito y débito que pudieran ser asignadas de manera manual o automática.
Para esto debes hacer clic por sobre la fila de ese documento y se abrirá una pestaña lateral con toda está información.
5. Validar en tú ERP
Toda esta información la encontrarás en tu ERP o en el Excel donde gestiones estos datos.
Recuerda que, en una primera etapa del proceso de implementación con nosotros, esta información puede no estar completamente actualizada, por lo que es fundamental que valides y nos informes cualquier diferencia.
Estamos aquí para apoyarte y asegurarnos de que Buk Finanzas se convierta en una fuente de información confiable y única para ustedes.