En este artículo podrás aprender cómo buscar facturas o documentos fiscales del tipo venta, interpretar estados del documento y validar que todo lo que tienes en tú ERP se encuentra en Buk finanzas.
1. Para empezar vamos a la pestaña "Documentos"
Dentro de la pestaña de cuentas por cobrar, está la sección de documentos. Acá podrás encontrar el listado completo de todas las facturas de venta y boletas de honorarios que nosotros extraemos desde el SII.
Para integraciones con ERP como SAP BO funcionamos un poco diferente. Se realiza una sincronización diaria en la que se actualizan los saldos y las facturas provenientes del ERP hacia Buk Finanzas. Este proceso lo denominamos “Lectura”.
Recuerda que, si estás en la cuenta de prueba de Buk Finanzas (Staging), esta visualización aparecerá en color amarillo.
2. Filtros
Se encontrarán con un filtro pre-definido para sólo mostrar los documentos que aún no han sido conciliados con un movimiento bancario por completo o que no hemos recibido un pago de ese cliente.
Los filtros de Estado del documento son:
A tiempo: Hace referencia a un documento que aún no pasamos su fecha de vencimiento.
Parcial: Hace referencia a un documento que ha sido conciliado con un movimiento bancario, pero queda un saldo por conciliar o ser pagado.
Atrasado: Hace referencia a un documento que está vencido pero con un rango de holgura de pago. Nosotros consideramos 15 días siguientes a la fecha de vencimiento como máximo.
Vencido: Documento que cumplió su fecha de vencimiento establecida al momento de emitir la factura o que haya sido cambiada dentro de la plataforma más 15 días.
Incobrable: Factura marcada como incobrable dentro de Buk Finanzas.
Pagado: Factura que fue conciliada en con un movimiento bancario.
Pagado manualmente: Factura que fue marcada como ya pagada. Realizado de manera individual o masivamente a traves de uno de nuestro importadores.
Filtros para buscar un documento:
Dentro de los filtros que manejamos en Buk Finanzas existen algunos claves para encontrar esa factura que estás buscando. Sólo debes seleccionar la casilla y luego escribir lo que buscas. Estos son:
Folio: Acá puedes escribir el folio (númerico en Chile) de la factura para encontrarla directamente.
Cliente: Acá puedes escribir el nombre del cliente o razón social con la cual reconoces a tú cliente (Texto).
Monto: Puedes buscar por el monto o saldo de la factura (númerico).
3. Validar las fechas máximas que se encuentran en Buk Finanzas
Si quieres revisar desde qué fecha hasta la actualidad de documentos se encuentran en Buk Finanzas debes seleccionar el panel en "Emisión" acá se ordenarán las facturas de la más antigua a la más actual o al revés. Esto lo podemos repetir para otros campos generales de la factura.
4. Revisar el detalle de los documentos
Para cada documento podrás verificar información especifica de estos, tal como, el nombre del cliente, folio, monto total, fechas de emisión y vencimiento, movimientos bancarios asignados, eventos (trazabilidad de todo lo accionado sobre ese documento por los usuarios y plataforma), archivos adjuntos (XML y PDF) y notas de crédito y débito que pudieran ser asignadas de manera manual o automática.
Para esto debes hacer clic por sobre la fila de ese documento y se abrirá una pestaña lateral con toda está información.
5. Validar en tú ERP
Toda esta información la encontrarás en tu ERP o en el Excel donde gestiones estos datos.
Recuerda que, en una primera etapa del proceso de implementación con nosotros, esta información puede no estar completamente actualizada, por lo que es fundamental que valides y nos informes cualquier diferencia.
Estamos aquí para apoyarte y asegurarnos de que Buk Finanzas se convierta en una fuente de información confiable y única para ustedes.