Palabras clave: factura, orden de compra, OC, asociación, asignación, aprobadas, match, cerrada.
En este artículo te enseñamos como asociar una factura u otro documento a una orden de compra y los detalles importantes para que el match sea exitoso.
Vamos paso a paso...
Abre una factura de CxP
Selecciona el botón “Asignar orden de compra”
Este se encuentra dentro de los tres puntitos en la esquina superior derecha.
Si la factura no tiene saldo disponible, es decir, ya se le asignaron OCs por el total de su monto, el botón estará deshabilitado y mostrará un tooltip con el texto: "Esta factura no tiene saldo disponible para asignar".
Se despliega un modal con las OCs aprobadas filtradas por el mismo proveedor.
3. Selecciona la OC correspondiente
Solo podrás seleccionar las aprobadas con saldo disponible para asignar y cuya moneda es peso chileno.
4. Haz clic en “Asignar”
El resultado dependerá de los montos que se están asignando:
El monto de la factura es menor al de la orden de compra: se abrirán dos opciones:
Asignar factura: la factura se asignará a la orden de compra y la OC quedará con un saldo para poder asignarle otra factura.
Asignar y cerrar OC: la factura se asignará a la orden de compra y la OC quedará cerrada, ya que no se le podrán asignar más facturas.
El monto de la factura es igual al de la orden de compra: la factura se asignará a la orden de compra y ésta quedará automáticamente cerrada.
El monto de la factura es mayor al de la orden de compra: se asignará la factura hasta el tope de la orden de compra y el saldo se podrá luego asignar a otra orden de compra.
5. Verifica la asignación
Cuando se registra la asignación pasa lo siguiente:
Log en la factura y en la OC con fecha y responsable de la acción.
Se asocia el PDF de la OC a la factura
Se asocia el número de OC a la factura. Pueden navegar a la OC haciendo click en el número en azul.
Desde la OC se muestra la factura asignada. No se pueden asignar facturas desde esta vista por ahora.
6. Revisa el estado de la orden de compra
Según las asignaciones que se hayan hecho a las órdenes de compra, estas podrás tener estos estados:
Pendiente de aprobación: Solicitud enviada y en revisión por uno o más aprobadores.
Aprobada: Orden de compra aprobada y emitida. Está activa, es válida y puede enviarse al proveedor. Puede estar parcialmente asignada a una factura o no asignada.
Cerrada: Orden de compra completamente utilizada y facturada. Se cierra automáticamente.
Rechazada: Solicitud rechazada durante el flujo de aprobación. Es un estado final y no genera una OC válida.
Anulada: Orden de compra cancelada y sin validez operativa. Es un estado final y no puede reactivarse.