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Al vincular una factura con una Orden de Compra (OC), tienes la posibilidad de automatizar o redefinir su flujo de aprobación. De esta manera, la factura adoptará las reglas de juego que hayas preestablecido en la OC, agilizando el proceso de pago.
⚠️ Ten en cuenta que esta funcionalidad esta disponible solo para quienes tengan contratado Compras Pro.
A continuación, te explicamos cómo configurar estas opciones y qué sucede al hacer el "match".
1. Enciende la configuración
Para empezar, deberás encender la configuración que permitirá cambiar el flujo de aprobación de la factura al hacer match con su orden de compra.
Dirígete a Configuración > Pagos > Preferencias.
Dentro de la sección "Órdenes de compra" haz clic en el checkbox "Permitir modificación de aprobadores de pagos".
Establece un porcentaje mínimo de cobertura. Si el porcentaje de match entre la factura y orden de compra es igual o mayor al establecido, entonces se podrá modificar el flujo de aprobación según lo que se configure. De lo contrario, se mantendrán los aprobadores iniciales de la factura.
2. Configura el tipo de aprobación en la Orden de Compra
Al momento de Generar una nueva orden de compra (o editar una existente), llegarás al apartado final llamado "Aprobación al hacer match con facturas". Aquí debes desplegar el menú Tipo de aprobación y elegir una de las siguientes dos opciones:
Aprobar automáticamente
¿Cómo funciona? Si seleccionas esta alternativa, en el momento en que se asocie la factura con esta OC, la factura se aprobará de forma automática sin necesidad de pasar por revisiones manuales.
Ideal para: Compras recurrentes o proveedores de confianza donde no se requiera una doble validación.
Requerir aprobación de usuarios
¿Cómo funciona? Al elegir esta opción, se habilitará un campo para que busques y selecciones a los Aprobadores. Puedes asignar a uno o varios usuarios específicos.
Ideal para: Adquisiciones que requieran la supervisión estricta de un jefe de área o del solicitante original.
💡 Nota importante: Recuerda que para poder asociar una Orden de Compra a cualquier factura, la OC debe estar previamente en estado Aprobada.
3. Asociar la factura con la OC ("Match")
Una vez que tu Orden de Compra esté lista y aprobada, es momento de vincularla a la factura:
Dirígete a la sección de Cuentas por pagar y entra a Pendientes.
Selecciona la factura correspondiente del listado para abrir su vista de detalle.
En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Aprobar y selecciona Asignar orden de compra.
En la ventana emergente, marca la casilla de la OC que acabas de crear y haz clic en Asignar.
4. Ve como cambia el flujo de aprobación
Al regresar al detalle de la factura, notarás que en el panel derecho (Flujo de aprobación) los pasos habrán cambiado según lo que configuraste en el Paso 1:
Si elegiste Aprobar automáticamente, el estado de la factura cambiará de inmediato a Aprobada.
Si elegiste Requerir aprobación de usuarios, el flujo se actualizará mostrando los nombres de los Aprobadores especiales asignados en la OC, quedando a la espera de su firma digital.
