Palabras clave: orden de compra, OC, estados, pasos, creada, por aprobar, aprobada, por enviar, enviada, pendiente, aprobada, rechazada, anulada, cerrada.
Primero que todo, hay que definir que los estados y pasos de una orden de compra son cosas distintas.
¿Qué son los estados de una orden de compra?
Los estados de una OC dependen de las acciones que han tomado los aprobadores dentro del flujo de aprobación. Los estados que existen son:
Pendiente: la OC toma este estado apenas se ha creado. Estará en estado pendiente hasta que sea aprobada por todos los miembros del flujo de aprobación.
Aprobada: una OC estará aprobada cuando todas las personas dentro de su flujo de aprobación hayan dado su visto bueno.
Rechazada: una OC podrá ser rechazada solo mientras siga en estado pendiente y esto hará que no pueda continuar con el flujo de aprobación para ser finalmente emitida.
Cerrada: la OC podrá ser cerrada cuando se le haya asignado una factura, llenando parcial o totalmente su saldo. Esto implicará que ya no se le pueden asignar más facturas.
Anulada: una OC solo podrás ser anulada cuando ya haya sido aprobada por todos los del flujo. Esto hará que quede inválida frente al proveedor.
¿Qué son los pasos de una orden de compra?
Los pasos de una orden de compra son etapas por las que pasa desde que se crea hasta que se cierra. Estos son:
Creada: toma este estado apenas alguien la ha creado desde el formulario.
Aprobada: ya ha pasado por todos los miembros del flujo de aprobación.
Enviada: significa que ha sido enviada al proveedor, ya sea manualmente o automáticamente. Esto último se puede configurar haciendo clic en "enviar orden de compra al aprobar" dentro del detalle de la OC o en su formulario de creación.
Una OC no podrá ser enviada al proveedor si es que no ha sido aprobada previamente.
Cerrada: la OC podrá ser cerrada cuando se le haya asignado una factura, llenando parcial o totalmente su saldo. Esto implicará que ya no se le pueden asignar más facturas.
Ten en cuenta que no es necesario enviar la OC para que esta pueda ser cerrada. Ese paso puede ser saltado, viéndose así:
Incluso se puede enviar la OC luego de haberla cerrado.