Palabras clave: plan de cuentas, tipos de documentos, asientos contables, conciliación, ERP, configuración.
Asignar cuentas contables predeterminadas a los diferentes tipos de documentos en la plataforma te permite automatizar la creación de asientos contables y optimizar los procesos de conciliación bancaria. Al definir estas reglas, aseguras que cada documento se registre de manera consistente en tu sistema contable y en tu ERP.
A continuación, te mostramos el paso a paso para configurar estas asignaciones de forma correcta.
📋 Requisito previo: Configuración del Plan de Cuentas
Antes de vincular tus documentos a una cuenta específica, debes cerciorarte de tener estructurado el plan de cuentas de la organización.
En el menú lateral izquierdo, dirígete a la sección de Contabilidad.
Selecciona la opción Plan de cuentas.
Verifica que todas las cuentas contables necesarias estén creadas. Cada una de ellas debe tener asociado su Código, su Código ERP correspondiente, el nombre y el tipo de cuenta (Activo, Pasivo, etc.).
1. Accede al panel de configuración de documentos
Una vez validado el plan de cuentas, puedes proceder a mapear los documentos en el sistema:
Haz clic en el botón de Configuración en el menú de la plataforma.
En las pestañas de navegación superiores, ingresa a la sección Documentos.
En el menú lateral flotante, podrás alternar entre las pestañas según el módulo que desees configurar:
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Cuentas bancarias
Al seleccionar cualquiera de estas tres opciones, se desplegará una tabla con el listado de todos los tipos de documentos registrados en la plataforma (tanto estándar como personalizados).
2. Vincula cuentas contables y Códigos ERP
En la tabla de configuración visualizada, encontrarás las columnas necesarias para estructurar tus reglas contables automáticas:
Identifica el Tipo de documento que deseas mapear (por ejemplo: Factura, Factura Exenta, Nota de Crédito, etc.).
Haz clic sobre el campo correspondiente en la columna Cuenta contable.
Se abrirá una ventana o menú desplegable para "Seleccionar una cuenta contable". Aquí podrás examinar las opciones disponibles o buscar directamente por el nombre de la cuenta según tu plan previamente cargado.
En la columna Código fiscal / Código, introduce el código identificativo requerido por el sistema o por el Servicio de Impuestos Internos si corresponde.
💡 Ejemplo de configuración: Si seleccionas el documento Factura (Prefijo: FAC-V), puedes asignarle la cuenta contable "Clientes nacionales" e introducir el código contable asociado (ej. 33).
3. Guarda los cambios
Una vez que hayas terminado de mapear los documentos con sus respectivas cuentas contables de destino, revisa que los datos guardados en la tabla sean los correctos.
Haz clic en el botón Guardar cambios ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
🔍 ¿Cómo beneficia esto a tu integración contable?
A partir de este momento, cada vez que generes un asiento contable o realices una conciliación dentro del sistema, las facturas u otros documentos se derivarán automáticamente a la cuenta predefinida en esta sección.
Asimismo, cuando descargues o exportes un archivo de conciliación para tu ERP, el documento incluirá el Código ERP exacto que le asignaste en el plan de cuentas. Esto garantiza que la información viaje de forma transparente y en perfecto espejo entre ambas plataformas.