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Cuando un cliente paga una factura utilizando un cheque, es necesario vincular ambos documentos en la plataforma. Esto asegura que el pago quede contabilizado tanto en el sistema como en tu ERP, si cuentas con uno integrado.
A continuación, te explicamos el paso a paso para realizar esta acción.
1. Ubicar el cheque a contabilizar
En el menú lateral izquierdo, dirígete a la sección de Cuentas por cobrar.
Haz clic en la opción Documentos y luego selecciona la pestaña Pagos en la parte superior de la pantalla.
En el listado, haz clic sobre el cheque que deseas vincular para abrir su vista de detalle.
2. Asociar la factura y contabilizar
Dentro de la vista del cheque, busca la sección para seleccionar y asociar la factura específica que está siendo pagada con ese documento. Ten en cuenta que al asociar la factura con el cheque, esta quedará inmediatamente en estado pagado.
Una vez asociada la factura, haz clic en el botón azul Contabilizar.
Tras realizar esta acción, el cheque cambiará su estado a Contabilizado. Puedes buscarlo posteriormente utilizando el filtro de estado en tu listado general de cheques.
3. Inyectar la información en tu ERP (Opcional)
Si tu organización tiene un ERP conectado a la plataforma, debes hacer clic en el botón Inyectar en ERP.
Esta acción generará el asiento contable correspondiente entre las cuentas de "cheques por cobrar" y "cuentas por cobrar".
Dependiendo de la configuración de tu integración, el sistema enviará la información automáticamente vía API o descargará un archivo de conciliación para que lo subas a tu ERP.
Podrás confirmar que el proceso fue exitoso cuando aparezca un ícono de verificación (check) indicando que el asiento ha sido inyectado.
4. Deposita el cheque
Una vez que hayas ido al banco a depositar el cheque, lo puedes marcar como depositado haciendo clic en el botón azul "Depositar".
Deberás confirmar el deposito con un comentario opcional.
El estado del cheque cambiará de estado a "Depositado".
⏪️ Revertir la contabilización o depósito
Si necesitas, puedes revertir la contabilización de un cheque en estado "contabilizado" a través del botón "Descontabilizar". Esto hará que el cheque y la factura se desvinculen.
También puedes revertir el depósito de un cheque en estado "depositado", haciendo clic en "Revertir depósito".
