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En algunas ocasiones, es posible que realices un pago a un proveedor por un monto superior al de la factura original como un abono para futuras compras. Para que tus cuentas cuadren en la plataforma, debes registrar ese monto extra como un anticipo y luego conciliar ambos documentos juntos.
A continuación, te explico cómo realizar este proceso paso a paso.
1. Crear el documento de Anticipo
Antes de ir a la conciliación, debes registrar el monto adicional que le pagaste al proveedor.
Haz clic en el botón principal Crear nuevo y selecciona Pago.
En la ventana emergente, abre el menú desplegable de Tipo de pago y elige la opción Anticipo.
Completa todos los campos obligatorios correspondientes al proveedor y al monto adicional pagado.
Haz clic en el botón Crear pago.
Este nuevo documento quedará guardado en la sección de Cuentas por pagar, dentro de la pestaña de Pendientes.
Puedes verificar su creación buscando por el tipo de documento "Anticipo" en la barra de búsqueda superior.
2. Conciliar el movimiento bancario
Una vez creado el anticipo, puedes proceder a vincular la salida de dinero de tu banco con los documentos correspondientes.
Dirígete a la sección de Cuentas por pagar en el menú lateral y haz clic en Conciliación.
Busca en la lista el movimiento bancario que representa el egreso total de dinero y haz clic sobre él para abrir el detalle.
En la pestaña Vista documentos, selecciona la factura original que te emitió el proveedor.
En esa misma lista, busca y selecciona también el documento de Anticipo que acabas de crear en el primer paso.
Asegúrate de que ambos documentos queden seleccionados al mismo tiempo.
3. Balancear la vista contable
Para finalizar el proceso, debes asegurarte de que el registro contable esté cuadrado.
Haz clic en la pestaña Vista contable dentro del panel de conciliación.
Asigna una cuenta contable a cada una de las líneas correspondientes a los documentos seleccionados (la factura y el anticipo) utilizando las opciones de tu plan de cuentas registrado.
Verifica que los montos del debe y el haber cuadren y coincidan perfectamente.
Haz clic en el botón Conciliar para completar la acción.
De esta manera, el documento de la factura y el anticipo quedarán en estado pagado.