Palabras clave: conciliación, ajustes contables, importadores, configuración, masivo, cuentas contables, monto.
En ocasiones, al momento de conciliar un movimiento bancario con una factura, te encontrarás con que el monto del documento es menor al del ingreso recibido. En estos casos, es necesario crear ajustes contables para cuadrar la diferencia y lograr que el monto del movimiento sea igual al de los documentos asociados.
Estos ajustes contables se pueden crear de forma manual a medida que vas conciliando cada pago, pero si manejas un volumen alto de operaciones, la plataforma te permite importarlos de manera masiva utilizando una planilla Excel.
A continuación, te explicamos el paso a paso para realizar esta carga masiva.
1. Descarga la planilla de importación
Para asegurar que los datos se procesen correctamente, debes utilizar la plantilla oficial del sistema.
En el menú lateral izquierdo, dirígete a Configuración.
En las pestañas superiores, selecciona Importadores.
En el menú lateral de esta sección, haz clic en Cuentas por cobrar.
Ubica la fila que dice Crear ajustes contables y haz clic en el botón Importar.
Se abrirá una ventana emergente con las instrucciones. Haz clic en el botón Descargar planilla en la esquina inferior derecha.
2. Completa los datos en el Excel
Abre el archivo descargado en tu computador y completa las columnas correspondientes. Ten en cuenta cuáles son los datos obligatorios y cuáles los opcionales:
Campos obligatorios:
Fecha de creación: Debes ingresarla en formato DD-MM-AAAA.
Cuenta contable: Debes ingresar el código exacto de la cuenta contable tal como está registrada en tu plan de cuentas.
Monto: Debe ser un número entero positivo.
Campos opcionales:
Glosa: Una descripción o detalle asociado al ajuste.
Id fiscal cliente: El identificador fiscal del cliente (por ejemplo, el RUT en Chile o RFC en México).
País cliente: El código del país correspondiente. Puedes revisar los códigos disponibles en la pestaña "Diccionario - Países" del mismo archivo Excel.
3. Valida y sube el archivo
Una vez que tu planilla esté lista y guardada, regresa a la plataforma de Buk Finanzas para cargarla.
En la misma ventana de "Crear ajustes contables", haz clic en el recuadro "Haz clic aquí o arrastra tu archivo" para seleccionar la planilla desde tu computador.
Haz clic en el botón azul Validar.
El sistema revisará el archivo.
Si la información es correcta, aparecerá el mensaje "Datos validados con éxito" y te indicará las acciones a realizar (por ejemplo, "Se creará 1 ajuste contable").
Si la información es incorrecta, el sistema te entregará el archivo con los errores que tiene para que los corrijas y lo vuelvas a subir.
Haz clic en el botón oscuro Importar para procesar la carga.
Cuando el proceso termine, verás el mensaje "Importación finalizada con éxito". Haz clic en Aceptar.
4. Revisa los ajustes importados
Para confirmar que tus ajustes se cargaron correctamente y comenzar a utilizarlos en tus conciliaciones:
Ve al menú principal izquierdo y selecciona Cuentas por cobrar.
Haz clic en Conciliación.
En la parte superior de la pantalla, selecciona la pestaña Ajustes contables.
Allí verás el listado de todos los ajustes que acabas de importar, los cuales aparecerán en estado Pendiente.
Puedes hacer clic sobre cualquiera de ellos para ver la información detallada en el panel lateral derecho.
