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Si necesitas agregar a múltiples colaboradores a tu organización al mismo tiempo, Buk Finanzas cuenta con un importador masivo que simplifica este proceso. Al cargar una planilla Excel, el sistema creará los perfiles y enviará automáticamente una invitación por correo a cada nuevo usuario.
Sigue estos pasos para realizar la importación:
1. Descarga la planilla de importación
Para que el sistema procese correctamente los datos, debes utilizar la plantilla oficial.
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Configuración.
En las pestañas superiores, selecciona Importadores.
En el menú lateral de esta sección, haz clic en Usuarios.
Ubica la fila que dice Invitar usuarios y haz clic en el botón Importar.
Se abrirá una ventana emergente. Haz clic en el botón Descargar planilla en la esquina inferior derecha.
2. Completa la planilla Excel
Abre el archivo descargado en tu computador. Verás tres pestañas principales: "Planilla", "Diccionario" e "Instrucciones". Es fundamental leer las instrucciones antes de comenzar.
En la pestaña "Planilla", completa las siguientes columnas:
Campos obligatorios:
Email: Ingresa el correo electrónico del colaborador. Este será su usuario de acceso.
Roles: Define los niveles de acceso del usuario en la plataforma (por ejemplo, Aprobador Nivel 1, Rendidor). Puedes asignar más de un rol separándolos con punto y coma (
;), asegurándote de usar los nombres exactos que figuran en la pestaña "Diccionario" del mismo archivo.Rut: Ingresa los ruts de aquellos colaboradores que cuentas con el rol "Rendiciones".
Campos opcionales:
Nombre: El nombre del colaborador.
Apellido: El apellido del colaborador.
Centro de Costo/Rama: Si aplica, ingresa el código del centro de costo asociado al usuario.
Rut: El identificador fiscal del colaborador.
⚠️ Consideración importante: Puedes subir hasta 500 usuarios por cada importación. Si tienes un equipo más grande, deberás hacerlo en lotes separados.
3. Sube y valida la planilla
Una vez que hayas completado tu archivo Excel, guárdalo y regresa a Buk Finanzas.
En la misma ventana de "Invitar usuarios", haz clic en el área indicada o arrastra tu archivo modificado.
Haz clic en el botón azul Validar.
El sistema verificará los datos. Si todo está correcto, el botón te permitirá importar la información y los usuarios serán creados.
🛠️ ¿Qué hacer si hay errores?
Si el sistema detecta algún problema (por ejemplo, un correo que ya está registrado o un formato inválido), la validación fallará y te mostrará el mensaje: "Al procesar el archivo se detectaron acciones inválidas".
En ese caso, el sistema te ofrecerá un archivo para "Descargar para corregir". Este nuevo Excel contendrá una pestaña adicional llamada "Errores de preprocesamiento", donde se detallará exactamente en qué fila y cuál fue el problema (ej. "El email 'usuario@empresa.cl' ya está asociado a esta organización"). Corrige los errores en tu archivo original y vuelve a intentar la subida.
Una vez importados con éxito, puedes ir a Configuración > Equipo para visualizar a todos tus nuevos colaboradores registrados.