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Si necesitas agregar muchas categorías y subcategorías para clasificar tus documentos de compra, Buk Finanzas te permite hacerlo de manera eficiente mediante la importación masiva. Esta función te ahorra tiempo al no tener que crearlas una por una.
A continuación, te explicamos cómo realizar este proceso utilizando una planilla Excel.
1. Descarga la planilla de importación
Para asegurar que los datos se suban correctamente, debes utilizar la plantilla oficial de la plataforma:
Anda al menú lateral izquierdo y haz clic en Configuración.
En las pestañas superiores, selecciona Importadores.
En la sección "Cuentas por pagar", busca la opción "Crear categorías" y haz clic en el botón Importar.
Se abrirá una ventana con las instrucciones y consideraciones. Haz clic en el botón Descargar planilla y abre el archivo Excel que se descargará en tu computador.
2. Completa la planilla Excel
El archivo descargado contiene dos pestañas: "Categorías" (donde ingresarás los datos) e "Instrucciones" (una guía de referencia).
En la pestaña "Categorías", deberás completar las siguientes columnas:
Código (Obligatorio): Este campo es fundamental para establecer la jerarquía.
Para una categoría principal (cuenta madre), ingresa un número entero (ej.
1,2,3).Para una subcategoría (cuenta hija), utiliza el número de la categoría principal seguido de un punto y otro número (ej.
1.1,1.2).
Nombre (Obligatorio): Escribe el nombre de la categoría o subcategoría (ej. "Servicios").
Descripción (Opcional): Puedes agregar un texto libre para describir el propósito de la categoría. Si no aplica, déjalo en blanco.
IdContable (Opcional pero recomendado): Ingresa el código identificador único de esta categoría en tu plan de cuentas contable. Esto es clave si planeas integrar la información con un ERP.
⚠️ Importante:
No modifiques los nombres de los encabezados en la fila 2 de la planilla.
Las subcategorías siempre deben tener una categoría superior registrada en el mismo archivo.
3. Sube y valida la planilla
Una vez que hayas completado y guardado tu archivo Excel, vuelve a la plataforma de Buk Finanzas:
En la misma ventana de "Crear categorías" donde descargaste la planilla, arrastra tu archivo modificado al recuadro o haz clic para seleccionarlo desde tu computador.
Haz clic en el botón azul Validar.
El sistema revisará el archivo. Si todo está correcto, el botón cambiará para permitirte subir los datos.
Si hay errores (como códigos duplicados o formatos incorrectos), el sistema te entregará un archivo con el detalle de las fallas para que las corrijas y vuelvas a intentarlo.
Una vez finalizada la importación exitosa, podrás revisar todas tus nuevas categorías creadas y su jerarquía yendo a Configuración > Pagos > Categorías y centros de costos.