Palabras clave: importador, configuración, cuentas por cobrar, cobro, facturas, etiquetas, crear, actualizar, archivo.
Si quieres crear nuevos documentos o actualizar los que ya existen en Buk Finanzas, este artículo es para ti. Sigue estos pasos para que en un par de clics puedas tener muchos documentos cargados en la plataforma.
Ojo que con este importador no se pueden eliminar documentos.
Anda a Configuración > Importadores
Dentro de esa sección hay dos menús, uno de Cuentas por Cobrar y otro de Cuentas por Pagar. Selecciona el de Cuentas por Cobrar.
Haz clic en Importar
Junto al subtítulo "Crear y actualizar documentos" haz clic en el botón "Importar".
Descarga la planilla excel
Se abrirá un modal con un botón que dice "descargar planilla excel". Haz clic para descargarla y rellenarla con la información de los documentos.
Rellena el archivo descargado
El excel descargado tiene muchas columnas que debes rellenar para que los documentos que quieras crear o actualizar se suban correctamente. Estas son:
Cliente: Se refiere a la razón social del cliente. No se puede actualizar para documentos ya existentes. Llenar sólo para creación de nuevos documentos.
En caso de crear un documento para un cliente existente no es necesario llenar la columna de “Cliente”, basta con “ID fiscal” y “País”.
Si un documento nuevo tiene como receptor una organización que no existe en BukF, el sistema crea la organización y la asigna como cliente automáticamente.
En caso de que la organización ya exista en BukF, la busca y crea la asignación como cliente de forma automática.
ID fiscal cliente: Depende del país.
- Chile: RUT
- México: RFC
No se puede actualizar para documentos existentes. Llenar sólo para creación de nuevos documentos.
Folio: Folio del documento. No puede repetirse para un mismo tipo de documento y no se puede actualizar para documentos existentes. Llenar sólo para creación de nuevos documentos.
Fecha de emisión: Fecha de emisión del documento en formato DD-MM-AAAA.
No se puede actualizar para documentos existentes. Llenar sólo para creación de nuevos documentos.
Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento del documento en formato DD-MM-AAAA.
Sí se puede actualizar.
Saldo: Saldo restante del documento en la unidad mínima de su moneda.
Ejemplo:
- 1000 en CLP es 1000 pesos.
- 1530 en MXN es 15,30 pesos.
- 4983 en USD es 49,83 dólares.
Sí se puede actualizar.
Para documentos nuevos es obligatorio y corresponde al monto total del documento.
Moneda: Moneda del documento.
- Chile: CLP
- México: MXN
- USA: USD
- Perú: PEN
- Colombia: COP
No se puede actualizar para documentos existentes. Llenar sólo para creación de nuevos documentos.
Tags del documento: Tags del documento separados por punto y coma (;).
Se pueden actualizar para documentos de tipo distinto a “Cobro”.
Obligatorio para documentos nuevos.
OJO que los tags deben estar creados previamente para poder asignarlos en el archivo, de lo contrario, al intentar subirlo, el sistema arrojará un error. Para crear tags revisa este artículo.
Tipo de documento: Tipo del documento (factura, factura exenta, boleta de honorarios, etc).
No se puede actualizar para documentos existentes.
No se debe llenar al crear documentos, ya que se creará con el nombre del tag asignado.
País: País al que pertenece la organización receptora del documento (ver pestaña “Países”).
No se puede actualizar para documentos existentes. Llenar sólo para creación de nuevos documentos.
Sube el archivo
Arrastra o selecciona el archivo que acabas de rellenar al modal anterior y haz clic en "validar".
Haz clic en Importar
Una vez hayan sido validados los datos y esté todo correctamente, puedes importar los datos a través del botón.
Si es que hay algún error, el sistema avisará y podrás descargar el documento con las especificaciones de los errores para que los corrijas.
Listo!
Tus documentos se han actualizado correctamente.
Consideración: El importador ignora los documentos que no aparecen en el excel. Esto tiene como consecuencia que es posible dejar sólo los documentos actualizados y los creados, lo que hace que el importador funcione más rápido (porque se procesan menos filas), y no se haga ninguna acción sobre los documentos que no se incluyan.