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En la gestión comercial, es común encontrarse en situaciones donde es necesario registrar un cobro a un cliente por un concepto que no corresponde a un documento tributario tradicional, como una factura o una boleta de honorarios. Para estos casos, el sistema te permite generar tus propios documentos de cobro personalizados, dándote la flexibilidad de adaptar el listado de documentos a la realidad operativa de tu organización.
A continuación, te mostramos cómo crearlos en la configuración y cómo utilizarlos en tus flujos de cobro.
1. Accede al panel de documentos personalizados
Dirígete a la sección de Configuración en el menú de la plataforma.
En las pestañas de navegación superiores, haz clic en Documentos.
En el menú lateral flotante, selecciona la pestaña Cuentas por cobrar.
En la pantalla se desplegará una tabla que se divide en dos secciones principales: los documentos estándar del sistema y, en la parte inferior, el listado de documentos bajo la categoría de Personalizado.
2. Crea el nuevo tipo de documento
Desplázate hacia el final de la tabla de documentos personalizados y haz clic en el botón + Nuevo documento.
Se habilitará una nueva línea al final de la lista con los siguientes campos para rellenar:
Nombre del documento: Escribe el título con el que identificarás el cobro (por ejemplo: Pagaré, Anticipo, Cotización, o Prefactura).
Prefijo: Define una sigla corta que sirva para indexar estos archivos de manera rápida (por ejemplo: PREFP).
Una vez completada la información de tu nuevo documento, haz clic en el botón Guardar cambios en la esquina inferior derecha para guardar tu regla.
⚠️ Reglas importantes de validación: Para que la plataforma guarde los datos correctamente, asegúrate de cumplir con los criterios exigidos:
No puede haber campos de nombres de documentos vacíos.
No puede haber prefijos vacíos.
No se permiten prefijos repetidos con otros documentos ya creados.
3. Utiliza tu documento personalizado en un nuevo cobro
Una vez creado y guardado, tu documento estará disponible de forma inmediata en el flujo comercial para cuando necesites emitir un cobro:
Haz clic en el botón principal + Crear nuevo y selecciona la opción Cobro.
Se abrirá la ventana flotante "Crear nuevo cobro".
Haz clic en el menú desplegable del campo Tipo de cobro.
En el listado extendido, verás que ahora aparecen incorporadas todas las opciones de cobro personalizadas que diste de alta previamente en el sistema.
Selecciona el documento correspondiente, completa el resto de la información comercial y presiona Crear cobro para procesar la transacción.