Antes de empezar, es importante comentar que para que funcionen tus recordatorios, necesitas contactos creados en Bemmbo. Puedes revisar esta guía por si necesitas ayuda Crea contactos para automatizar tus recordatorios.
Los recordatorios son alertas vía mail que son enviadas de manera automática, previamente configurada, a tus clientes o a quién tú quieras.
Cada vez que existan eventos que generaron un recordatorio o dispararán recordatorios en el futuro, podrás ver su detalle en la sección "Eventos" de cada factura:
Configurando un recordatorio...
Setea tu información de pago
Los recordatorios vía mail incluyen una sección que indica a tus clientes a qué cuenta deben transferir. Para seleccionar esa cuenta, debes ir a la Configuración -> Cobros -> Información de pagos.
Con este paso OK, ya puedes avanzar a formar tus recordatorios.
IMPORTANTE
Bemmbo no envía recordatorios en el caso que en el XML de la factura apareciera que fue emitida al contado.
2. Elige el tipo de recordatorio que quieres enviar.
Haz clic en "Cuentas por cobrar", en "Cobranza", y luego en "Recordatorios". Acá te encontrarás con dos secciones: Recordatorios por cliente y por factura.
Recordatorios por cliente
En Recordatorios por Cliente te mostrará recordatorios según días de la semana. Acá podrás crear recordatorio por:
Estado de Cuenta: en estos se envía un estado de cuenta con todas las facturas, tanto al día, como atrasadas y vencidas.
Estado de Cuenta Vencido: en estos se envía un estado de cuenta de todas las facturas que están vencidas.
Recordatorios por factura
En Recordatorios por Factura te mostrará plantillas de recordatorios según el plazo de vencimiento de la factura. En este podrás modificar cada documento, seleccionando el documento en la línea de tiempo.
Existen varios tipos de recordatorios por factura:
Nuevo documento: se envía cuando se emite una nueva factura.
Documento próximo a vencer: se envía ciertos días antes (fijados por ti) de que se venza el documento.
Documento vencido: se envía ciertos días después (fijados por ti) de que se venza el documento.
Cuenta próxima a cerrar: se envía después de ciertos días de morosidad, advirtiendo un posible cierre de cuenta si es que el cliente no paga su factura.
Cuenta cerrada: se envía una vez que la cuenta ya está cerrada.
3. Configura los recordatorios
Haz click en el tipo de recordatorio que quieras usar.
En la configuración de estos, define con qué asunto, de parte de quién, cuándo y a quién quieres que se le envíe ese recordatorio.
Además, podrás ingresar correos de copia para tener un registro de qué y cuántos correos se están enviando cada día, y un correo al que puedan responder tus clientes.
Podrás escoger también, los días de la semana que quieres que se envíen los correos y la hora, dejando los fines de semana excluidos.
A la derecha de esa vista encontrarás el cuerpo del correo y cómo se vería al enviarlo. Ese texto lo puedes editar, haciendo click en el mismo.
Además, en algunos casos, como documento próximo a vencer y documento vencido, se puede configurar cada cuántos días quieres que se repita el recordatorio y un máximo de veces.
4. Establece filtros
Cada recordatorio tiene filtros que determinan la manera en que se enviará el correo, tanto por factura o por cliente.
Estos son:
Enviar recordatorio solo si incluye xml o pdf. Al seleccionar la casilla pdf y/o xml, los recordatorios se enviaran solo si es que el documento correspondiente tiene adjunto tal archivo.
Mostrar tabla de facturas (solo en caso de recordatorios por cliente). El correo enviado adjuntará una tabla con todas las facturas pendientes de pago.
Incluir logo. El recordatorio incluye en la parte superior, el logo de la empresa emisora.
Incluir información de pago. Se adjuntan en el correo los datos de transferencia de la empresa.
Incluir link al portal de clientes. Hay un botón que permite al cliente entrar a una página para ver todos los documentos pendientes de pago.
Incluir label de Bemmbo. Es un detalle que va al final del correo que menciona que ese recordatorio ha sido gestionado por nosotros.
Incluir archivos xml y pdf. Al seleccionar estas casillas, los correos que se envíen incluirán los archivos adjuntos correspondientes.
Elige y selecciona los que quieras.
5. Prueba un recordatorio
Cuando ya tengas un recordatorio configurado, puedes hacer click en el botón "Probar".
Puedes seleccionar un cliente cualquiera y escribir tu correo personal para que el recordatorio se te envíe y puedas revisar cómo se vería según las configuraciones que hiciste.
6. Guarda y activa los recordatorios
Recuerda guardar los cambios una vez que estén configurados como te gusta.
Una vez listo y configurado el recordatorio, podrás activarlo haciendo click en la casilla que indica el estado, para que pase de "Inactivo" a "Activo".
