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Cada vez que se emite o aprueba una Orden de Compra (OC), el sistema se encarga de enviarla por correo electrónico de manera automática al proveedor correspondiente, en caso de que hayas decidido eso. Si bien la plataforma cuenta con un diseño de correo estándar, tienes la posibilidad de personalizar el mensaje por defecto para que se ajuste a los términos o el tono de comunicación de tu empresa.
A continuación, te mostramos los pasos para configurar este mensaje predeterminado y cómo modificarlo si necesitas realizar cambios de último minuto.
🛠️ Configura el mensaje predeterminado
Para establecer una plantilla de mensaje global que se incluya de forma automática en todas las órdenes de compra futuras, debes seguir estos pasos:
Ingresa a la plataforma y, en el menú lateral izquierdo, haz clic en Configuración.
En las pestañas de navegación superiores, selecciona Pagos.
En el menú lateral de esa sección, haz clic en la opción Preferencias.
Desplázate hacia abajo hasta ubicar la sección dedicada a las Órdenes de compra.
Busca el apartado llamado "Mensaje por defecto al enviar orden al proveedor".
En el cuadro de texto disponible, escribe el mensaje tipo que deseas que tus proveedores reciban de manera habitual.
Haz clic en el botón Guardar cambios en la esquina inferior derecha.
✍️ Cómo editar el mensaje durante la emisión de una nueva OC
El mensaje configurado en el paso anterior se cargará de manera automática en el sistema. No obstante, si necesitas hacer un ajuste específico para una compra particular, puedes editarlo durante su creación:
Ve a la sección Órdenes de compra y haz clic en + Nueva Orden.
Completa los datos iniciales y avanza hasta la pantalla de información del proveedor.
En el campo "Mensaje al proveedor (Opcional)", verás el texto predeterminado que configuraste anteriormente.
Puedes borrar, reescribir o añadir cualquier instrucción específica en ese mismo recuadro antes de finalizar la OC.
⚠️ Requisito para el envío: Asegúrate de que el campo de Correo Proveedor tenga una dirección de correo válida ingresada y que la casilla "Enviar orden de compra al aprobar" se encuentre seleccionada.
🔁 Modifica y reenvia el mensaje en una OC existente
Si una Orden de Compra ya fue creada o aprobada y necesitas corregir el mensaje o reenviarlo al proveedor, puedes realizarlo directamente desde su detalle:
Opción A: Modificar el mensaje en una OC pendiente
Si el documento aún está en proceso y necesitas cambiar el texto, ingresa al detalle de la OC, haz clic en Editar, avanza a la sección de datos del proveedor y modifica el contenido del recuadro de mensaje.
Opción B: Editar al momento de Reenviar
Si el documento ya se encuentra en estado Aprobada y requieres volver a enviarlo por correo:
Entra a la lista de Órdenes de compra y selecciona el folio correspondiente.
En el panel de control del documento (bajo el apartado Enviar OC), escribe el correo del destinatario y haz clic en el botón Enviar.
Se desplegará una ventana emergente de confirmación titulada "Confirmar el envío".
Dentro de esta ventana verás el recuadro "Enviar mensaje al proveedor (Opcional)" con tu plantilla precargada. Podrás realizar cualquier modificación al texto directamente en este espacio.
Haz clic en Confirmar para despachar el correo electrónico con el nuevo contenido personalizado.
Una vez enviada la orden de compra al proveedor, verás un ícono de "carta" en la parte derecha de la orden de compra correspondiente, pudiendo así verificar que fue recibida por él.
