Palabras clave: whatsapp, rendición de gastos, mensaje, OCR.
Rendir tus gastos ya no tiene por qué ser un proceso largo y engorroso. Con Buk Finanzas, puedes hacerlo directamente desde WhatsApp, ¡es muy sencillo!
A continuación, te mostramos los pasos para registrar tus gastos de forma rápida y eficiente:
Primero que todo, para que el colaborador pueda rendir, debe estar invitado por el administrador de la organización (aprobador nivel 2). Para saber cómo hacer la invitación, revisa este artículo.
1. Realiza el onboarding
Una vez que haya sido invitado con tu número de teléfono en tu información de usuario, recibirás un Whatsapp de bienvenida, en el cual podrás ingresar, editar o confirmar tus datos bancarios.
2. Envía el comprobante
El primer paso es enviar a nuestro bot de WhatsApp una foto o un PDF de la boleta o factura que deseas rendir.
3. Selecciona la empresa (si aplica)
Si estás registrado en más de una empresa dentro de Buk Finanzas, el sistema te pedirá que elijas a cuál de ellas corresponde el gasto. Solo debes hacer clic en la opción deseada.
4. Elige la política de gastos
A continuación, deberás seleccionar la política de gastos bajo la cual estás rindiendo. Si solo tienes acceso a una política (o a ninguna), el sistema la asignará por defecto, simplificando el proceso.
5. Ingresa tus datos bancarios
Si es tu primera vez rindiendo o necesitas actualizar tu información, el sistema te pedirá que ingreses tus datos bancarios (banco, tipo de cuenta y número de cuenta) para poder realizar el reembolso.
6. Revisa y completa los datos del gasto
El bot extraerá automáticamente algunos datos de la boleta o factura (como el tipo de documento, proveedor, monto, fecha, folio y RUT emisor). Podrás revisar y editar esta información si es necesario.
Además, podrás agregar un comentario, seleccionar una categoría y, si corresponde, elegir un centro de costo.
7. Confirma la rendición
Revisa el resumen con todos los datos de tu rendición. Si todo está correcto, haz clic en "Enviar gasto".
8. ¡Listo!
El sistema te confirmará que tu rendición ha sido ingresada y te proporcionará un enlace para que puedas hacer seguimiento a su estado.
¿Tienes más gastos que rendir? Al finalizar, el bot te preguntará si deseas registrar otro gasto. Puedes continuar rindiendo o seleccionar "No, enviar rendición" para dar por terminado el proceso.
¡Así de fácil es rendir tus gastos con Buk Finanzas a través de WhatsApp! Descarga nuestra guía rápida aquí.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar más de una foto a la vez? No, el sistema solo puede procesar una rendición que corresponde a una sola foto o un PDF de una página a la vez.
¿Qué hago si perdí la boleta original? Puedes intentar subir un pantallazo del banco, comprobantes de transferencia, entre otros, pero depende de los aprobadores de tu organización si lo aceptan o no.
¿Puedo reenviar un PDF que me llegó a mi propio WhatsApp o debo subirlo desde mis archivos? Puedes registrar un PDF o foto mediante el reenvío al chat de Buk Finanzas, no hay ningún problema.
¿Cómo rindo un gasto si la boleta está en otra moneda (Dólares, Euros, etc.)? Solo aceptamos rendiciones en pesos chilenos, por lo que si el monto está en otra moneda, se puede registrar este haciendo la conversión manual previamente.
¿Qué pasa si en una misma boleta hay gastos de la empresa y gastos personales? No hay problema, puedes subir igual la boleta o factura y editar el monto a lo que corresponda según el gasto de la empresa.
¿Cuánto tiempo tengo para terminar la rendición antes de que el bot cancele la sesión? Tanto para onboarding (invitación a rendir por whatsapp por primera vez) como para rendición, la sesión expira 30 minutos después del último mensaje enviado por el bot si es que no hay respuesta por parte del usuario. Después de ese tiempo, el usuario debe volver a hablar en el chat para empezar el flujo. Con respecto al onboarding, la invitación dura 72 horas, pasado ese tiempo, se debe volver a invitar manualmente.
Me di cuenta de un error justo después de presionar "Enviar gasto", ¿puedo editarlo desde WhatsApp? No, te recomendamos hablar con el aprobador responsable para que rechace la rendición, y así puedas rendir nuevamente.
¿Qué hago si el bot se queda "pensando" o no responde a mi mensaje? Intenta empezar nuevamente la rendición. Si el problema persiste, contáctanos por el chat de soporte!
Me equivoqué de boleta o quiero abortar el proceso, ¿cómo lo hago? Puedes cancelar el proceso en cualquier momento antes de la confirmación final. Solo debes escribir la palabra "Cancelar" en el chat para comenzar de nuevo.