Antes de empezar, es importante comentar que para que funcionen tus recordatorios, necesitas contactos creados en bemmbo. Puedes revisar esta guía por si necesitas ayuda Crea contactos para automatizar tus recordatorios.
1. ¿Cómo funcionan los recordatorios?
Los recordatorios son alertas vía mail que son enviadas de manera automática, previamente configurada, a tus clientes o a quién tú quieras.
Los recordatorios pueden ser disparados por dos tipos de eventos. Eventos relacionados a una factura o eventos que tu quieres que sucedan.
Los eventos de una factura en particular pueden ser su creación, el acercamiento a la fecha de vencimiento o el vencimiento de ésta. Este tipo de recordatorios incluye como adjunto los archivos que estén cargados en esa factura (XML, PDF y otros)
Los eventos configurables pueden ser, por ejemplo, que en un momento determinado del mes, le envíes un estado de cuenta a tus clientes.
Cada vez que existan eventos que generaron un recordatorio o dispararán recordatorios en el futuro, podrás ver su detalle en la sección "Eventos" de cada factura:
2. Tipos de recordatorios
En Bemmbo existen distintos tipos de recordatorios, tal como vimos antes, algunos en base a facturas y otro en base a eventos configurables. A continuación un listado de nuestros recordatorios
Recordatorios en base a facturas (el mail incluye los archivos adjuntos que existen en Bemmbo):
Envío automático de factura emitida a clientes. Se envía al momento de la emisión de la factura
Recordatorio de documento próximo a vencer. Se envía en base a las reglas que tu determines, como por ejemplo, 2 días antes de la fecha de vencimiento.
Aviso de documento vencido. Se envía cuando el documento vence o algunos días después del vencimiento en base a lo que tu configures.
Recordatorios en base a eventos configurables:
Estado de cuenta. Listado de todos los documentos pendientes (a tiempo, parciales y vencidos) con su respectivo saldo. Se envía en base a las reglas de programación que definas al momento de crearlo o editarlo.
Estado de cuenta de documentos vencidos. Listado de todos los documentos vencidos y morosos con su respectivo saldo. Se envía en base a las reglas de programación que definas al momento de crearlo o editarlo.
Cuenta pronto a cerrar. En caso que un cliente esté por cumplir con cierto plazo de morosidad que tú puedes definir desde las configuraciones del cliente, se envía este correo notificando un próximo cierre de cuenta o cierre de "línea de crédito".
Cuenta cerrada. En caso que un cliente cumpla con el plazo de morosidad definido, se envía este correo notificando el cierre de "línea de crédito".
3. Configurando un recordatorio
Los recordatorios vía mail incluyen una sección que indica a tus clientes a qué cuenta deben transferir. Para seleccionar esa cuenta, debes ir a la Configuración -> Cobros -> Información de pagos.
Con este paso OK, ya puedes avanzar a formar tus recordatorios por factura.
IMPORTANTE
Bemmbo no envía recordatorios en el caso que en el XML de la factura apareciera que fue emitida al contado.
Haz clic en "Cuentas por cobrar", en "Cobranza", y luego en "Recordatorios". Acá te encontrarás con dos secciones: Recordatorios por factura y por clientes.
En Recordatorios por Factura te mostrará plantillas de recordatorios según el plazo de vencimiento de la factura. En este podrás modificar cada documento seleccionando el documento en la línea de tiempo.
Aquí podrás definir con qué asunto, cuándo y a quién quieres que se le envíe ese recordatorio.
Podrás seleccionar si activar o no el recordatorio haciendo clic en la casilla superior derecha (quedando en azul).
En Recordatorios por Cliente te mostrará recordatorios según días de la semana. Acá podrás crear recordatorio por Estado de Cuenta y Estado de Cuenta Vencido. Además de configurar el asunto, las repeticiones, el receptor, agregar copia a un correo y otras configuraciones. Al finalizar la configuración haz clic en "Crear nuevo recordatorio".
4. Probando un recordatorio
Cuando ya tengas un recordatorio configurado, puedes hacer click en el botón "Probar recordatorio".
La prueba llegará a tu correo con datos de prueba para validar el contenido del correo.
5. ¿Y si responden al correo? ¿A quién le llega la respuesta?
Siempre que registres un correo para que se le mande una copia del recordatorio enviado, ese mismo será el que reciba las respuestas de los clientes que le escriban.
Por eso, te recomendamos que rellenes ese campo, para que puedas tener control total sobre los recordatorios que se están enviando y para tener una mejor comunicación e interacción con tus clientes.