En esta guía podrás resolver las siguientes inquietudes:
Antes de empezar, es importante comentar que para que funcionen tus recordatorios, necesitas contactos creados en bemmbo. Puedes revisar esta guía por si necesitas ayuda.
1. ¿Cómo funcionan los recordatorios?
Los recordatorios son alertas vía mail que son enviadas de manera automática, previamente configurada, a tus clientes o a quién tú quieras.
Los recordatorios pueden ser disparados por dos tipos de eventos. Eventos relacionados a una factura o eventos que tu quieres que sucedan.
Los eventos de una factura en particular pueden ser su creación, el acercamiento a la fecha de vencimiento o el vencimiento de ésta. Este tipo de recordatorios incluye como adjunto los archivos que estén cargados en esa factura (XML, PDF y otros)
Los eventos configurables pueden ser por ejemplo que un momento determinado del mes, le envíes un estado de cuenta a tus clientes.
Cada vez que existan eventos que generaron un recordatorio o dispararán recordatorios en el futuro, podrás ver su detalle en la sección "Eventos" de cada factura:
2. Tipos de recordatorios
En Bemmbo existen distintos tipos de recordatorios, tal como vimos antes, algunos en base a facturas y otro en base a eventos configurables. A continuación un listado de nuestros recordatorios
Recordatorios en base a facturas (el mail incluye los archivos adjuntos que existen en Bemmbo)
Envío automático de factura emitida a clientes. Se envía al momento de la emisión de la factura
Recordatorio de documento próximo a vencer. Se envía en base a las reglas que tu determines, como por ejemplo, 2 días antes de la fecha de vencimiento.
Aviso de documento vencido. Se envía cuando el documento vence o algunos días después del vencimiento en base a lo que tu configures.
Recordatorios en base a eventos configurables
Estado de cuenta. Listado de todos los documentos pendientes (a tiempo, parciales y vencidos) con su respectivo saldo. Se envia en base a las reglas de programación que definas al momento de crearlo o editarlo.
Estado de cuenta de documentos vencidos. Listado de todos los documentos vencidos y morosos con su respectivo saldo. Se envia en base a las reglas de programación que definas al momento de crearlo o editarlo.
Cuenta pronto a cerrar. En caso que un cliente esté por cumplir con cierto plazo de morosidad que tu puedes definir desde las configuraciones del cliente, se envía este correo notificando un próximo cierre de cuenta o cierre de "línea de crédito"
Cuenta cerrada. En caso que un cliente cumpla con el plazo de morosidad definido, se envía este correo notificando el cierre de "línea de crédito".
3. Configurando un recordatorio
Los recordatorios vía mail incluyen una sección que indica a tus clientes a qué cuenta deben transferir. Para seleccionar esa cuenta, debes ir a la Configuración -> Cobros -> Preferencias
Con este paso OK, ya puedes avanzar a crear un recordatorio.
En la sección "Recordatorios" de Cuentas por cobrar, haciendo click en el botón azul de arriba a la derecha "Nuevo recordatorio", podrás seleccionar qué nuevo recordatorio quieres activar.
Una vez que selecciones el recordatorio, tendrás acceso a una sección de configuración que luce así:
Aquí podrás definir con qué asunto, cuándo y a quién quieres que se le envíe ese recordatorio.
4. Probando un recordatorio
Cuando ya tengas un recordatorio creado, puedes hacer click en el engranaje y abrir la "vista previa". Desde ese menú, puedes hacer click al botón Probar recordatorio.
Ese click desplegará un modal para que elijas uno de tus clientes y pruebes con una factura de ellos el recordatorio en cuestión.
La prueba llegará a tu correo para validar que toda la información está bien.
5. Tratamientos especiales para tus distintos clientes
Quizás no quieras que todos tus clientes reciban el mismo set de recordatorios. En ese caso, puedes ir a la Empresas -> Clientes -> click en algún cliente. Y en el menú "configuración" de ese cliente, podrás definir qué recordatorios quieres encender o apagar para ese cliente en particular.
Si tienes dudas, consultas, identificas algo que no calza o necesitas un recordatorio especial para tus clientes, no dudes en hablarnos por intercom.